Этапы внедрения систем комплексной автоматизации (2007, 384с., MET0033-14)

Для транспортных компаний любого масштаба, равно как и для подразделений торговых или производственных фирм, отвечающих за удовлетворение внутренних потребностей в перевозках, внедрение нового программного обеспечения — это всегда риск существенных материальных потерь из-за возможных сбоев в графике перевозок. Сложности внедрения обусловлены, как правило, необходимостью серьезного пересмотра имеющихся процедур и регламентов. Системы автоматизации, построенные по современным стандартам оптимальности и целесообразности, сложно адаптировать к исторически сложившимся принципам «русского бизнеса», который зачастую излишне сложен и отличается большим количеством неформализуемых операций. Разработка и внедрение такого рода систем являются весьма дорогостоящим мероприятием, поэтому без надлежащего планирования такая система скорее всего не удовлетворит запросам конечных пользователей и значительно превысит выделенный бюджет. Снизить риски и осуществить максимально безболезненный переход на новые принципы работы, не допустив даже временного снижения качества предоставляемых услуг, можно лишь в случае соблюдения четких правил при реализации процесса.

Разработка и внедрение систем комплексной автоматизации не только в сфере транспорта, но и в целом на предприятии должно происходить в стандартной последовательности.

1. Описать действующий процесс. Документированием должна заниматься группа специалистов, которая в дальнейшем будет отвечать за внедрение информационной системы. Для обеспечения единства понимания результатов проделанной работы предпочтительно выбрать один из всемирно известных стандартов описания бизнес-процессов (IDEFO, IDEF3, ISO-900...). В процессе описания, как правило, выявляется множество проблем в существующих технологиях, вызванных наличием узких мест, проблем в координации, низкой скорости информационных потоков, конфликтующих целей различных подразделений. Те проблемы, которые невозможно устранить до внедрения новой системы, становятся объектом пристального внимания разработчиков.

2. Фаза проектирования. На данном этапе прежде всего необходимо понять конечную цель рассматриваемого процесса — как будет выглядеть обновленный процесс и в какой последовательности в новую информационную систему будут встраиваться функциональные подразделения предприятия. Результатом данного этапа должно стать описание модернизированного процесса, при этом необходимо понимать, какие именно положительные изменения произойдут после внедрения этой системы. Кроме того, поскольку комплексная информационная система состоит из множества модулей, должен быть определен их оптимальный набор и функционал.

3. Фактическая разработка системы. Это интерактивный процесс, в котором разработчики создают программный продукт в тесном сотрудничестве как с руководителями подразделений, так и с конечными пользователями для полного воплощения первоначального замысла.

4. Тестированием — последняя стадия внедрения информационной системы, заключающаяся в использовании программ в рабочем режиме (параллельно с существующими системами). Лишь после исправления всех найденных ошибок можно приступать к полноценной эксплуатации созданного программного продукта.

Внедрение осуществляется поэтапно, модуль за модулем, однако последовательность должна быть обусловлена целью скорейшего достижения синергетического эффекта от взаимодействия отдельных функциональных подразделений предприятия. Максимальная эффективность отдельных функций достигается после интеграции в единую информационную систему всех ее «входов», «выходов», «элементов управления» и «источников ресурсов» (рис. 13).

Рис. 13. Модель бизнес-процесса «Управление транспортным хозяйством»

В частности, в процессе управления транспортным хозяйством «входом» является склад (либо собственный, либо заказчика). Он поставляет в транспортное подразделение, во-первых, информацию о параметрах заказанного клиентом товара и адресе доставки, во-вторых, сам товар, готовый к перевозке. «Элементами управления», определяющими условия для правильного «выхода», являются главный офис предприятия, где формируется политика обслуживания, и маркетинговое подразделение, отвечающее за разработку конкурентной стратегии. Данные элементы обеспечивают реализацию логистического подхода в управлении товародвижением и контролируют достижение целей в соответствии стратегическими планами развития. «Источниками ресурсов», поддерживающими выполнение функции, являются кадровое и финансовое подразделения, а на «выходе» находится грузополучатель, и это обеспечивает оперативную реакцию на любые действия до оптимизации бизнес-процессов, выраженную в изменении объемов продаж.

Склад и транспорт, по сути, являются неразрывно связанными элементами логистического блока. Любой сбой в работе склада отражается на работе перевозчика. Следовательно, система не сможет оптимально функционировать без интеграции с подразделениями, являющимися «входами» для склада — отделом закупок (отвечающим за пополнение запасов) и сбытовыми подразделениями (создающими клиентские заказы). Поэтому следующим этапом автоматизации является подключение к системе и этих функций, с их элементами управления и источниками ресурсов. Таким образом, интегрируя функции в систему последовательно, можно постепенно реализовать комплексный подход к управлению логистическими процессами с наибольшей отдачей.

Если ваше транспортное предприятие планирует выгодно сотрудничать не только с местными компаниями, но и с транснациональными корпорациями, процесс совершенствования не должен ограничиться сокращением ручного труда за счет оснащения рабочих мест сотрудников компьютерами. Инвестировать в автоматизацию вам придется с учетом среднесрочной и долгосрочной стратегии развития, а конечной целью будет эффективное взаимодействие с предприятиями, предоставляющими груз к перевозке, и клиентами, которые его заказали. Заложите в фундамент информационной системы признанные алгоритмы, проверенные методики и используйте программно-аппаратный комплекс, соответствующий мировым стандартам. Успешное достижение поставленной цели со временем с лихвой окупит затраченные усилия, время и средства. Формализация и оптимизация процессов внутрифирменного взаимодействия обеспечат потенциал роста для компании, увеличат степень информационной прозрачности, позволят сократить издержки и значительно повысить эффективность внутренних бизнес-процессов. А межфирменное информационное взаимодействие откроет предприятию путь к новой ступени развития — равноправному партнерству в рамках стратегических альянсов с крупнейшими производителями и торговыми компаниями.

Источник: Беспалов Р. С. Транспортная логистика. Новейшие технологии построения эффективной системы доставки. — Москва : Вершина, 2007. – С. 273-276 (384 с.)