Case Study (кейс) - Больница Св. Анны (выбор поставщика одноразовых простыней) (CS1087-007)

В конце февраля Хол Откинс, директор по закупкам больницы Св. Анны, пытался решить вопрос по поводу выбора поставщика одноразовых простыней для хирургических операций. Оба основных поставщика больницы Св. Анны полагали, что контракт отдадут им, и Хол не знал, как поступить.

Больница Св. Анны. Больница Св. Анны была больницей-учебным заведением, финансируемым государством, которое насчитывало 24 операционные палаты и 910 больничных коек. Как и в большинстве больниц, в больнице Св. Анны произошло существенное сокращение бюджета за последние десять лет, и больница испытывала серьезные финансовые трудности. Для того чтобы поддержать некоторый контроль над расходами, больница ограничила ежегодный бюджет операционных палат. Доктора имели фиксированный годовой бюджет закупок предметов для хирургических процедур, расходов на персонал, оборудование и поставки. Для врачей такая политика была существенным стимулом контролировать свои собственные расходы, поскольку после того, как средства были истрачены, врачи больше не могли выполнять операций и не могли соответственно, получать доход.

Отдел закупок. В отделе закупок работали 15 человек, и отдел отвечал за осуществление закупок для больницы всех изделий как медицинского, так и общего предназначения. Хол Откинс, директор, был принят на работу в августе прошлого года. Годовая сумма закупок для операционной палаты составляла $1,5 млн. Из этой общей суммы закупки на сумму около $800000 осуществлялись у компании Tyler Medical supplies и на сумму $500000 - у компании Alpha Products, оставшаяся сумма приходилась на двух других поставщиков медицинской продукции. При выборе медицинских поставок больница Св. Анны полагалась на две оценки: клиническую оценку медицинского персонала и финансовую оценку отдела закупок. Традиционно доминировала клиническая оценка. Если врач хотел какой-либо конкретный предмет, то отдел закупок заказывал его. При такой системе больница осуществляла закупки на довольно малые суммы у большого количества поставщиков.

Теперь же, при таком сжатом бюджете, баланс смещался. За последние несколько лет больница Св. Анны действовала по "соглашению с основными поставщиками". Соглашение с компанией Alpha истекло два месяца назад, и переговоры с компанией возобновились. Соглашения с компанией Tyres продлевались еще на 4 года. В соответствии с условиями этих соглашений, продавец должен обеспечить скидку при оплате с объема закупок в размере 1,5%-2% товаров, включенных в соглашения, в обмен на эксклюзивное право обеспечивать этими товарами.

Поскольку скидки были основаны на объеме, то отдел закупок должен был убедить врачей использовать продукцию, указанную в соглашениях, а не заказывать что им вздумается. Отдел закупок выполнял заказы, возвращая суммы скидок в бюджеты операционных палат для использования в любых целях (за исключением расходов на персонал), которые они выбирали.

Одноразовые простыни для хирургических операций. Хирургические простыни применяются во время операций для накрытия пациента. Это большие простыни с малыми прорезями в них для обозначения и локализации операционной поверхности. В прошлом в больнице Св. Анны использовались многоразовые простыни, но служащие поняли, что экономичнее перейти на недавно разработанные одноразовые простыни.

Хотя финансовый анализ благоприятствовал одноразовым простыням, клиническая оценка продукции должна была быть проведена, прежде чем принять окончательное решение. В больнице Св. Анны решили взять на пробу одноразовые простыни компании Alpha Products.

Клиническая оценка была позитивной, и больница Св. Анны решила перейти на использование одноразовых простыней. В этот момент больница пыталась найти на рынке конкурентоспособные предложения для определения той компании, которая получит контракт на сумму $400000. Компания Alpha была недовольна, когда узнала о решении больницы искать предложения на поставку. Хотя было ясно, что больница не имела постоянных обязательств перед компанией Alpha на закупку у нее одноразовых простыней после того, как была сделана пробная закупка, компания Alpha полагала, что так как продукция успешно прошла клинические испытания, компания вправе была рассчитывать на получение контракта.

Когда полгода назад Хол Откинс стал управляющим по закупкам, то предложения на поставку лежали нетронутыми около двух месяцев. Его первой задачей было просмотреть основной материал по одноразовым простыням и соглашения с основными продавцами и оценить предложения. Хол нашел, что предложение от Tyler содержало более низкие цены. И он решил, что если продукция будет клинически приемлема, то эту компанию следует выбрать в качестве поставщика. Четыре месяца назад, в октябре прошлого года, Хол получил согласие начальника операционной палаты на проведение тестирования продукции компании Tyler в течение 3 месяцев начиная с 1 декабря.

Клиническая оценка продукции компании Tyler была неоднозначной. Продукция отвечала минимальным требованиям к простыням - они полностью накрывали пациента и прорези были размещены там, где нужно, -но обслуживающий персонал заявил, что они предпочитали продукцию компании Alpha. Они считали, что простыни компании Alpha складываются легче и что прорези в простынях компании Tyler часто рвутся, что заставляет отказаться от этих простыней из гигиенических соображений.

27 февраля Хол получил окончательные условия по соглашению с новым продавцом, компанией Alpha. К его большому удивлению компания значительно улучшила свои предложения по скидкам. С этими новыми условиями предложения компании Alpha по одноразовым простыням выглядели гораздо более конкурентоспособными, хотя они по-прежнему были в цене на 5% выше.

Дилемма. Хол не знал, как ему поступить. Он ощущал дискомфорт, получив новую информацию для решения. На основе первоначальных предложений продукция компании Tyler была явной победительницей, несмотря на предпочтение обслуживающего персонала простыням компании Alpha, потому что разница в цене была слишком велика. Кроме того, компания Tyler знала о результатах клинических испытаний и ожидала получения контракта, поскольку продукция отвечала требуемой спецификации при значительно низкой цене.

С другой стороны, поскольку Alpha провела переговоры по вопросу соглашения с основным поставщиком и как результат стала более конкурентоспособна по сравнению с компанией Tyler по этому виду продукции, Хол знал, что со стороны обслуживающего персонала будет огромное давление в пользу выбора продукции, которую персонал предпочитал.

Прошло полгода с тех пор, как Хол стал директором по закупкам. Большинство вопросов, которые не были решены, когда он занял эту должность, теперь были окончательно урегулированы, и Хол беспокоился о разрешении этого. Он знал, что обе компании ожидали от него хороших новостей.

Источник:

1. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2002. – С.199-200 (768с.).