Case Study (кейс) - Больница Bishop (хранение старых рентгеновских снимков) (CS1087-041)

15 июня Джон Смит, координатор по закупке оборудования больницы Bishop, просматривал три предложения по предоставлению услуг по хранению старых рентгеновских снимков. Джон сделал запрос после того, как Алис Джоунс, новая заведующая производством радиологического отделения, пожаловалась ему, что нынешний контрагент берет слишком высокую плату. Все предложения, включая предложение от упомянутого контрагента, оказались по крайней мере на $30000 меньше, чем ежегодная сумма расходов в $52000. Джон размышлял о том, как ему поступить.

Больница Bishop. Больница Bishop является одной из трех больниц-учебных заведений в этом регионе. Построенная в 1853 году, больница имеет годовой бюджет в сумме $200 млн и персонал почти 5000 человек. Хотя больница Bishop предоставляет полный спектр медицинских услуг, она специализируется на педиатрии, онкологии и амбулаторном лечении.

Отдел закупок. Отдел закупок отвечает за снабжение больницы всеми товарами. Как координатор по закупкам оборудования, Джон отвечает за закупку любого оборудования больницы, стоимостью более $1000, выбор контрактов на предоставление услуг и все соглашения об аренде и лизинге. В его обязанности входит закупка как медицинского, так и немедицинского оборудования. Он тесно сотрудничает с потребителями оборудования. Для товаров стоимостью более $20000 отдел закупок рассылает запросы предложений. Товары стоимостью до $20000 закупаются по расценкам поставщиков.

Радиологическое отделение и хранение рентгеновских снимков. В дополнение к выполнению в больнице всех услуг по производству рентгеновских снимков радиологическое отделение отвечало за обеспечение доступа ко всем рентгеновским снимкам за последние 7 лет, но работало над расширением доступа к снимкам со сроком давности до 10 лет. Ввиду ограниченности места в больнице отделение могло держать у себя снимки только со сроком давности до 4 лет. Для хранения оставшихся снимков были подписаны соглашения с внешним хранилищем. Когда больнице требовался старый снимок, компания-хранилище отвечала за получение этого снимка из архивов и отправку его курьерской почтой не позднее следующего дня. Важно было хранить снимки в определенной последовательности для того, чтобы обеспечить их точное получение. Кроме того, для обеспечения качества снимка место для хранения снимков должно было содержаться в чистоте.

Последние 27 месяцев для оказания этой услуги больница пользовалась услугами профессионального хранилища (PSS). Это хранилище специализировалось на хранении и выдаче снимков для ряда крупных больниц. В настоящее время в нем хранились снимки пациентов больницы Bishop 7-, 6- и 5-летней давности, всего около 96000 конвертов. В среднем больнице из хранилища ежедневно требовалось 25 снимков, отправляемых пять раз в неделю. Срок контракта с данным хранилищем истек 15 месяцев назад, но после этого он продлевался ежемесячно. Условия контракта остались теми же, с единой ставкой $4416 в месяц за все хранение, изъятие и курьерские услуги.

После обсчета эксплуатационных расходов своего отдела Алис Джоунс решила, что плата за хранение снимков в хранилище была чрезмерной. Она попросила Джона проверить контракт, чтобы выяснить, как определялась цена. Оригинал контракта был подписан предыдущим директором и единая ставка оплаты была установлена на уровне $4416 в месяц. В то время, когда подписывался контракт, у больницы Bishop не было директора по закупкам для осуществления всех закупок централизованным путем и не существовало критериев отбора поставщика.

Не найдя каких-либо деталей в контракте, Джон решил обратиться в профессиональное хранилище, для того чтобы определить, каким образом была установлена существующая в настоящее время ставка оплаты. Переговоры с хранилищем оказались бесполезными, поскольку не дали четкого ответа по поводу расчетов оплаты.

Запрос предложений. После ответа хранилища Джон решил разослать запросы, чтобы заключить новый контракт на хранение снимков. Джон решил ограничить свои поиски тремя поставщиками: компаниями Ardson, Total Storage и PSS. Джон также разослал некоторые общие условия и попросил классифицировать информацию следующим образом: расходы на хранение снимков со сроком давности 7, 6 и 5 лет (96000 конвертов), плюс расходы на выемку и отправку курьерской почтой каждого снимка. Кроме того, к компаниям также обратились с просьбой представить свои расценки на хранение снимков со сроком давности 4 и 3 года (35000 конвертов), поскольку радиологический отдел был готов хранить их за пределами больницы. Запросы были отправлены каждому поставщику 1 июня и ответы вернулись 15 июня. Результаты представлены на примере 1.

Пример 1. Обобщенные данные о предложениях с расценками

Примечание, компания Total Storage рассчитала, что может хранить 50 конвертов/куб.фут.

Анализ предложений

Компания Ardson. Ardson была очень крупной и известной компанией, которая также специализировалась на предоставлении услуг по хранению офисных файлов по всей стране. Компания Ardson не занималась предоставлением услуг по хранению рентгеновских снимков, но была заинтересована в том, чтобы начать предлагать эту услугу. Компания была не местной и очень хотела, чтобы больница Bishop стала ее первым клиентом. Кроме того, она гарантировала доставку снимков в больницу в течение двух часов.

Компания Total Storage. Это была небольшая местная компания, которая обладала некоторым опытом по хранению рентгеновских снимков. Хотя она и занималась этим бизнесом, среди ее клиентов не было таких крупных центров здравоохранения, как больница Bishop. Ее клиентами были небольшие медицинские центры, с бюджетом значительно ниже, чем у больницы Bishop. Для того чтобы обеспечить доставку снимков к полудню следующего дня, все заказы на предоставление снимков должны были быть сделаны до 15.00 накануне.

Некоторые из служащих радиологического отделения посещали компанию Total и были довольны. Они отмечали, что в хранилище для снимков было очень чисто.

Компания PSS. Компания PSS могла обеспечить доставку снимков в течение суток. В ходе переговоров со служащими радиологического отделения было отмечено, что все они удовлетворены услугами, которые компания PSS предлагала в последние два года.

Решения. Джон просматривал предложения с расценками, отправленные всеми тремя компаниями. Поскольку запрос был сделан из расчета цены за один снимок, в предложениях не был рассчитан объем ежегодных расходов. Однако на основе будущих расчетных заказов в размере 38 снимков в день Джон определил расходы компании PSS на хранение, изъятие и курьерскую доставку снимков в объеме почти $21000 в год. Эти расходы включали услуги по доставке всех давнишних снимков, плюс расходы по изъятию и доставке снимков 3-4-х летней давности. Компания PSS предлагала теперь цену за услуги по хранению, выемке и доставке ниже половины предыдущей цены и увеличивала число обработанных снимков. Предложения от двух других компаний были в том же диапазоне, из которых наименьшими выглядели расценки компании Total.

Джон был обеспокоен очевидным завышением цен, которое имело место в последние два года. Как он, так и Алис встречались с президентом компании PSS для получения объяснений, но вразумительного ответа не последовало. Единственным, что могло бы частично оправдать такое несоответствие, было то, что компания PSS вначале вывезла все снимки из больницы Bishop в свое хранилище без начисления оплаты, сумма которой по расчетам Джона должна была составить около $3000 в качестве расходов за перевозку.

Источник:

1. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2002. – С.705-707 (768с.).