|
В конце ноября г-н Джон Камерон, директор по закупкам и снабжению г. Хамптон, просматривал предложения по Thorneton Home. Три консалтинговые группы откликнулись на просьбу прислать свои предложения по изучению деятельности городского дома престарелых. Г-н Камерон знал, что к середине декабря он должен был выработать рекомендации для выбора консультанта.
Thorneton Home. Дом престарелых Thorneton Home был открыт около 30 лет назад для лиц, нуждающихся в обслуживании. Дом был рассчитан на 470 коек. Общая численность персонала составляла 235 человек, включая рядовых служащих, объединенных в союз, озаглавленный Региональный союз местных работников сферы обслуживания 325 ( District Service Workers Union Local 325).
Вопросы ежедневной деятельности Thorneton Home входили в сферу контроля администратора Thorneton Home, который подчинялся директору по социальным услугам города г-ну Хенри Дэвису. Планы бюджета и политики разрабатывались г-ном Дэвисом и его служащими во взаимодействии с административными служащими Thorneton и комитетом по менеджменту Thorneton Home (Thorneton Home Committee of Management, THCM). Этот комитет состоял из 5 членов городского правления, которые назначались или добровольно занимали эти должности. Комитет по менеджменту Thorneton Home подчинялся другому органу, который назывался окружным комитетом по оказанию услуг. Этот комитет наблюдал за основными расходами и выполнением решений, оказывающих влияние на политику по предоставлению услуг в округе. Все основные расходы до их окончательного утверждения в городском совете просматривались Советом по контролю, в который входили мэр и 4 выборных контролера.
Как директор по социальным услугам, г-н Дэвис подчинялся главе городской администрации г-ну Дж. Петерсону, который в свою очередь подчинялся мэру. Единая структура выборных и назначенных органов показана в примере 1.
Пример 1. Структурная схема
Департамент закупок и снабжения. Департамент закупок и снабжения обладал полномочиями на осуществление закупок и имел в распоряжении следующие отделы: инженерный, противопожарной безопасности, отдел по утилизации отходов/санитарному контролю, социальных услуг и поддержки строительства. Город управлял некоторыми отделами по закупкам в городской комиссии по вопросам коммунального хозяйства, библиотеками и полицейским управлением. По документам муниципального законодательства, полномочия по закупке были даны директору департамента закупок и снабжения и служащим по закупкам его департамента. В этих законодательных актах подчеркивались границы полномочии департамента закупок и снабжения на осуществление закупок и создавалась основа политики руководства закупками, тендера и утилизации.
Основная цель департамента закупок и снабжения заключалась в том, чтобы удовлетворять потребности других отделов и подразделений в товарах и услугах при минимальных расходах, желаемом качестве, сроках доставки и надежности. Департамент закупок и снабжения обладал опытом в осуществлении закупок и рассмотрении предложений с расценками на товары и конкретные виды услуг, такие как аренда оборудования, контракты на техническое обслуживание и консалтинг по инженерным вопросам/вопросам разработки. Однако департамент в то время не имел отношения к закупке услуг по консалтингу.
Два года назад, в возрасте 35 лет Джон Камерон стал директором департамента закупок и снабжения. До этого он был старшим служащим по закупкам и помощником директора по закупкам города Форествью, такого же по размеру, как Хамптон. Джон подчинялся городскому казначею г-ну Р. Холбрайту и по вопросам закупок контактировал непосредственно с главами других отделов и подразделений, как показано в примере 1. У него был штат из 15 человек, включая трех служащих по закупкам.
Изучение Thorneton Home. У Thorneton Home были проблемы, связанные с бюджетированием и контролем расходов. Городской совет полагал, что расходы на одно койко-место были необоснованно высоки, по сравнению с подобными заведениями, принадлежащими частным компаниям. Восемь месяцев назад совет отдал распоряжение главе городской администрации г-ну Петерсону и директору по социальным услугам г-ну Дэвису в начале июня подготовить доклад для комитета по менеджменту Thorneton Home. Этот доклад должен был включать:
1. Анализ сравнительных расходов в Thorneton Home и других государственных учреждениях.
2. Обзор технико-экономического обоснования роста эффективности расходов.
3.Обзор возможных альтернатив, таких как:
а) Контракт на управление домом престарелых.
б) Углубленный обзор производственных вопросов и изучение эффективности расходов, осуществленное третьей стороной.
Требуемый внутренний доклад, озаглавленный "Муниципальный дом для престарелых, обзор и альтернативы", был представлен 9 июня. В нем указывалось, что расходы Thorneton Home из расчета на одно койко-место были приблизительно на 14% выше, чем в среднем государственные. В докладе подчеркивались трудности оценки и контроля расходов при отсутствии системы классификации пациентов, которая позволила бы установить стандартные уровни медицинского обслуживания. В докладе рекомендовано провести обзор производственной деятельности силами внешней организации и подчеркнуты основные общие направления и цели. Разделы внутреннего доклада, которые относятся к этим направлениям и целям, показаны в примере 2.
Пример 2. Thorneton Home
|
Выдержки из доклада "Муниципальный дом для престарелых, обзор и альтернативы", подготовленного для комитета по менеджменту Thorneton Home Дж. Петерсоном, главой администрации, и X. Дэвисом, директором по социальным услугам.
Стр. 29
Возросший уровень обслуживания, который требуется жильцам Thorneton Home, вызвал серьезный рост расходов. В Thorneton Home никогда не было установлено уровней медицинского обслуживания жильцов, хотя несомненно, что проживающие в настоящее время жильцы требуют гораздо большего внимания, чем то, которое оказывалось до сих пор.
Стр. 33
Обзор производственной деятельности должен быть проведен независимой консалтинговой компанией департамента округа штата и социальных услуг и должен обеспечить тщательный анализ вариантов и возможных областей улучшения в Thorneton Home.
Такой подход должен предоставить компании основу для развития стратегии изменения, но не может гарантировать проведение необходимых изменений...
Стр. 34
Преимущество контроля деятельности заключается в возможности определения проблемных областей Thorneton Home, для которых город мог бы разработать стратегии изменений. Такие стратегии включают, например, заключение контрактов на конкретные виды услуг. Такой тип анализа предоставит хорошую основу для планирования в будущем. Отрицательным моментом являются расходы на такие исследования и необходимость в последующем разрабатывать и вносить изменения в выявленные проблемные области.
|
Совет принял рекомендации, изложенные в докладе, и обязал г-на Петерсона и г-на Дэвиса провести исследование Thorneton с помощью независимых экспертов. Это были расходы, не предусмотренные бюджетом, и до подписания контракта с консультантом требовалось их утверждение комитетом по менеджменту Thorneton Home, окружным комитетом по оказанию услуг, советом по контролю и городским советом. Г-н Дэвис попросил помощи у Джона Камерона и департамента закупок и снабжения для определения и оценки участников потенциального исследования. Джон Камерон лично занимался докладом об исследованиях Thorneton Home, поскольку это было за рамками ответственности и опыта его служащих по закупкам. Он составил проект заявки на коммерческие предложения, который представлен в примере 3. Были проведены встречи с консалтинговыми организациями внутри штата и составлен список консалтинговых компаний, обладающих соответствующим опытом. Пять консалтинговых компаний пригласили представить свои предложения с расценками.
Пример 3. Запрос на коммерческие предложения
|
Мы приглашаем вас предоставить предложения с расценками на свои услуги по осуществлению административного и производственного контроля деятельности муниципального дома для престарелых. Обзор должен включать все аспекты деятельности дома престарелых, включая оценку состояния заботы о жильцах, обзор деятельности администрации, разработку оргструктуры и штата служащих и т. д. Основные службы дома включают прачечную и домашнее хозяйство, обслуживание медицинскими сестрами и физиотерапию, диетическое питание, особые услуги, управление недвижимостью, поддержание зданий в технически исправном состоянии и администрацию. Обзор необходимо провести путем изучения и анализа соответствующей документации, физического посещения заведения и бесед на всех уровнях со служащими и администрацией.
На основе обзора вы должны разработать широкие рекомендации для внедрения улучшенного эффективного производства и расходов для будущей деятельности дома. Все рекомендации должны содержать альтернативные решения, определять размер экономии, которая будет достигнута, и соответствующий уровень расходов для использования рекомендаций, планируемый эффект для служащих и администрации, стратегии, которые соответствуют роли города как управляющего домом престарелых, а также положения, обеспечивающие поддержание качества обслуживания.
Наши намерения заключаются в том, чтобы расходы, связанные с проведением обзора, и последующее использование рекомендаций покрывались экономией средств, достигнутой в ходе деятельности дома престарелых.
Ваши коммерческие предложения должны включать следующую информацию:
а. Методологию.
б. Имена и квалификации лиц, которые будут принимать участие в проекте и разработке последующих рекомендаций.
в. Приблизительное время, необходимое для проекта и разработки рекомендаций.
г. Документацию и справочные данные, демонстрирующие вашу способность успешно использовать рекомендации в аналогичных ситуациях.
д. Размер потенциальной экономии расходов, которого можно достичь в результате использования доклада.
е. Контракты соглашения, в которые необходимо вступить для осуществления данного проекта.
Заметьте, что ваш гонорар, включая верхний предел, должен быть указан особо, и включен в расчет эксплуатационных расходов с экономией средств, показанных в виде чистой суммы.
|
В сентябре были проведены предварительные конференции. Консалтинговые компании прислали своих представителей для предварительного исследования Thorneton Home и неформального обсуждения условий и критериев оценки при выработке предложения. К закрытию 17 ноября были представлены три следующих предложения:
|
Предложения компаний
|
Стоимость контракта
|
|
Patientcare Ltd.
|
$17500
|
|
Clarke-Hamilton Ltd.
|
$23500
|
|
Standardcare Ltd.
|
$38500
|
Компании Patientcare и Standardcare - являются крупными компаниями, которые управляют деятельностью домов престарелых. Clarke-Hamilton является консалтинговой компанией в области менеджмента и находится на расстоянии 100 миль.
До проведения оценки предложений с расценками Джон сгруппировал предложения, как показано в примере 4. Его задачей было выработать критерии оценки, учитывая потребности отдела социальных услуг и содержание заявки на коммерческие предложения.
Пример 4. Предложения по обзору деятельности Thorneton Home
|
Компания
|
|
Patientcare
|
Clarke-Hamilton
|
Standardcare
|
|
1. Методология
|
|
Необходимо лицо из городской администрации для взаимодействия при оказании помощи группе.
1. Собрать информацию.
2. Изучить программу.
3. Провести интервью.
4. Определить и оценить производственную политику.
5. Анализировать эффективность работы служащих и расходов.
6. Оценивать финансовую ситуацию.
7. Подготовить доклад о фондах и рекомендациях.
8. Контроль администрации и проекта.
9. Обеспечить помощь по введению:
- общих положений Министерства здравоохранения по разработке стандартов/ классификации пациентов;
- возможно, система не будет действенной для Thorneton Home.
|
Предложение избрать по выработке регламента, которую комиссию необходимо сформировать из представителей городского управления и администрации Thorneton Home.
1. Обсудить условия проекта с комиссией по выработке регламента.
2. Изучить соответствующую документацию.
3. Обзор деятельности всех отделений.
4. Проведение интервью и посещений.
5. Определение возможностей для улучшения деятельности всех отделений.
6. Разработка подробных рекомендаций.
7. Обзор рекомендаций с руководством.
8. Подготовка и представление окончательного доклада.
9. Использование рекомендаций при необходимости.
Рабочий стандарт/классификация пациентов останутся теми же для поддержания стандартов при минимальном уровне постоянных расходов.
|
Поддерживать контакт с руководством Thorneton Home.
1. Обзор производственной статистики.
2. Анализ организационных и производственных процедур.
3. Обзор и оценка уровня обслуживания в каждом отделении.
4. Определение проблем и потенциального улучшения.
5. Разработка планов по укомплектованию служащими для сравнения с существующими планами и эффективностью расходов.
6. Определение проблем физического окружения.
7. Предоставление проекта доклада.
8. Оценка наличия необходимых навыков.
9. Окончательный доклад и рекомендации.
10. Помощь при использовании при необходимости
|
|
2. Планируемое сокращение расходов и расходы, связанные с внедрением рекомендаций
|
|
"Patientcare готова рассчитать, что сумма предложенной эксплуатационной экономии, при внедрении результатов проекта, намного превышала бы расходы на исследования и составляла бы по крайней мере $350000".
|
"Преимущества, полученные нашим клиентом от сокращения расходов, улучшения их эффективности и усовершенствования деятельности несомненно превзошли бы объем расходов на наши услуги. Соотношение преимущество/расход изменилось бы после нашего исследования и рекомендаций от 3:1 до 30:1 или больше.''
|
"Что касается экономии, то трудно сделать определенное заключение без реально завершенного исследования. Однако, исходя из предыдущего опыта, ожидается, что экономия должна быть порядка 8%-10% от общего уровня расходов, который в случае с Thorneton Home должен приблизительно составить $550000".
|
|
3. Опыт
|
|
Функциональное программирование и деятельность в 11 учреждениях. Список пяти (5) других консалтинговых проектов. Все выглядят крупными по масштабу. Управление домами престарелых и больницами для хронических больных. Владение или аренда многих других объектов.
|
Обзор производственной деятельности в 11 учреждениях - в основном, в больницах в трех региональных центрах. Обширный опыт в конкретных областях, в основном в больницах. Опыт внедрения двух различных типов систем рабочих стандартов/ классификации пациента и систем обеспечения руководства информацией. Широкий опыт в области консультации руководства.
|
Широкий опыт рассмотрения подобных ситуаций. Список из 15 проектов, завершенных или в стадии завершения. Управление Henford Lodge, оздоровительным центром на 150 койко-место. Обзор производственной деятельности Martin Nursing Home. Владеет или управляет 2400 домами престарелых в этом штате и во Флориде.
|
|
4. Рекомендации от:
|
|
Church Nursing Home, Dexter не найден в Декстере или в округе
Littlefield Municipal Hospital,
Marsland, Saskatchewan - говорили с администрацией, которая уведомила, что проводила консультацию по вопросу строительства пристройки к больнице. Обзор плана и объектов. Обзор производственной деятельности не осуществлялся.
Jedd Park Nursing Home, Detroit
не найден дом с таким названием в Детройте или в округе.
* Все другие рекомендатели были либо недоступны для контакта, либо находились в настоящее время в собственности или под управлением компанией Patientcare. Наша просьба посетить Home, деятельностью которого они здесь управляют, или просмотреть систему их классификации пациентов не нашла отклика.
|
Департамент по делам Округа и социальных услуг
Компания провела обзор деятельности производства в Webster Regional Centre и была удовлетворена его деятельностью. Хотя исследования проведены не полностью, ожидается, что этот центр достигнет или превзойдет расчетный уровень экономии
Webster Regional Centre Mgt.
говорили с администратором; он был удовлетворен тем, как было осуществлено исследование - очень профессиональный подход.
Региональный муниципалитет города Gast
Дом престарелых Greenfield
компания провела изучение вопроса зарплаты и классификации служащих; довольна деятельностью и методологией, применяемой при подходе к обзору. Наблюдались некоторые небольшие проблемы с оказанием помощи при использовании рекомендаций.
|
Дом престарелых Ward
Компания завершила составление обзора и в настоящее время использует его рекомендации. Особый акцент - на реабилитации. На выполнение некоторых видов деятельности подписан контракт с внешним источником. Проект не завершен, однако ожидается, что будет достигнута ожидаемая экономия средств в размере $280000.
* Ввиду высоких расходов на услуги никакие другие рекомендации не проверялись.
|
|
5. Группа участников проекта
|
|
Все члены обладают квалификациями и образованием в сфере здравоохранения (7 человек).
|
Все члены обладают необходимой квалификацией и образованием в сфере здравоохранения (7 человек).
|
Все члены обладают необходимой квалификацией и образованием в сфере здравоохранения (6 человек).
|
|
6. Время осуществления проекта
|
|
Приблизительно шесть (6) недель.
|
Приблизительно восемь (8) недель.
|
Начало работы в течение 10 дней, пять (5) недель до завершения обзора.
|
|
7. Стоимость
|
|
$17500 - включая накладные расходы
|
Стоимость - $22000,00
Расходы - $1500,00
Всего: $23500,00
|
Стоимость - $35000,00
Расходы - $3000,00
Всего: $38000,00
|
|
|
|
|
Кроме того, он знал, что его рекомендации должны быть представлены главе городской администрации к 19 декабря, до утверждения в различных инстанциях выборных органов власти.
Источник:
1. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2002. – С.707-714 (768с.).
Последние похожие материалы:
Более поздние похожие материалы:
|
Case Studies (кейсы) 
