Добро пожаловать на склад!

Складской комплекс, как двигатель в автомобиле, требует правильных и точных настроек. Если вы работаете в условиях с точно заданными параметрами грузопотоков и они стабильны, то здесь можно и нужно выбирать гоночный автомобиль, с повышенными требованиями к топливу, но с отличной динамикой. В аналогии это автоматизированный склад. Если параметры грузопотока не стабильны, имеют большие колебания, то здесь подойдет только универсальное решение, внедорожник или кроссовер, который может легко адаптироваться под внешние условия и манеру езды водителя. То есть, в условиях кризиса, когда возникает все больше неопределенностей, нужно выбирать более универсальные решения, иметь возможность их реализовать и быстро настраивать на своем складе.

Начиная с 2000 года, мы наблюдали, а многие и участвовали в становлении и развитии потребительского рынка в нашей стране. После кризиса 1998 года экономика начала оправляться от удара и уже в 1999 году показала 6% рост ВВП. С тех пор все мы стали свидетелями бурного роста потребительского рынка. Многие компании прибавляли по 30-50 % в год в объемах и строили планы на будущее. Активно стала развиваться логистика, компании начали задумываться о новых решениях и технологиях, позволяющих при бурном росте обеспечить продвижение своей продукции до конечного потребителя в более короткие сроки и с меньшими затратами.

За период с 2003 года, наша компания реализовала более 60 проектов, связанных с грузопереработкой. Нам приходилось работать с проектами разного уровня сложности, с компаниями-заказчиками с высоким уровнем понимания конечной цели и сложности задач по реформированию логистической системы и начинающими, амбициозными предпринимателями, надеющимися, что всё образуется без усилий с их стороны. С компаниями с различным качественным уровнем менеджмента и, как следствие, различным уровнем обладания статистической и операционной информацией, качественно характеризующей логистическую систему. Мы научились "вытягивать" "максимум" из"минимума"и хотели бы в условиях кризиса поделиться своими знаниями с теми, кто готов продолжать борьбу на конкурентном /кризисном рынке. В текущей ситуации, когда снижаются объемы продаж, а соответственно рушится вся цепочка поставок (меняются объемы, сроки, стоимость, ассортимент и т.п.), становятся не актуальными все тренды и прогнозы, сделанные ранее и на основе которых рассчитывались логистические мощности каждой компании. В системе мониторинга грузопотоков, в зависимости от специализации на рынке (опт, розница), необходимо переходить от годовых к месячным, от месячных к недельным и суточным прогнозам соответственно. Фактически, необходимо отслеживать ежедневные отгрузки и строить короткие прогнозы, позволяющие оперативно принимать решения и подстраивать складские мощности под требуемую грузопереработку.

Но здесь возникает вопрос: а есть ли возможность на складе быстро и с минимальными затратами адаптироваться к новым требованиям? Что необходимо иметь на складе для быстрой мобилизации и модернизации технологии грузопереработки?

В первую очередь необходимо иметь понимание и контролировать, каким образом организована технология, какие в нее заложены алгоритмы, какие показатели характеризуют каждую зону, участок складского комплекса, позволяющие оценивать эффективность их функционирования.

В ходе реализации проекта происходит глубокое погружение в существующую ситуацию складской логистики компании, изучаются и анализируются все возможные и необходимые, специфические условия функционирования складских ресурсов компании.

Наш опыт работы с различными компаниями показал, что только примерно у 10% компаний есть все необходимое для реальной оценки работы склада:

разработаны регламенты;

описаны бизнес-процессы;

рассчитаны  и  обоснованы все ресурсы, необходимые для обработки грузов, поступающих на склад.

Что необходимо сделать особенно в кризисных условиях, любой компании, которая имеет свой склад и озадачена степенью его эффективности, с одной стороны как серьезной затратной составляющей, а с другой стороны - возможно, серьезным конкурентным преимуществом, обеспечивающим потребности клиента?

Провести аудит своего складского хозяйства!

Проведение аудита существующего складского комплекса (склада), осуществляется с целью определения эффективности его работы, способности с минимальными затратами ресурсов (время, деньги) адаптироваться к изменяющимся параметрам грузопотоков.

Что можно и нужно проверять в первую очередь?

Во-первых: необходимо провести анализ системы управления и принятия решений на складе, т.е. изучить организационно-штатную структуру и функциональное взаимодействие внутри нее. Поняв, насколько формализованы и правильно отображены функциональные связи в структуре управления складским комплексом, можно сделать вывод о степени управляемости и "прозрачности" для ЛПР и акционеров складских бизнес-процессов, а также уже на этом уровне увидеть неэффективные технологии самой грузопереработки и, как следствие, избыточность/недостаточность ресурсов, задействованных в этом процессе.

Во-вторых: необходимо внимательно изучить и проанализировать все процессы грузопереработки, начиная от диспетчеризации и подачи транспортных средств под разгрузку и заканчивая процессом их загрузки, т.е. анализу подвергаются все основные складские процессы: приемка, размещение на хранение, хранение, отбор и комплектация, хранение в зонах экспедиции, загрузка.

При изучении технологии грузопереработки "как есть" очень важно точно определить все специфические особенности существующей технологии грузопереработки и понять степень их влияния на другие процессы.

В процессе анализа должно возникнуть понимание и обоснование последовательности и необходимости выполнения операций с товаром в конкретном месте, конкретным ресурсом. Оценивается эффективность использования площадей, человеческих ресурсов и техники при выполнении конкретных операций и процессов грузопереработки в целом.

Существует два основных способа проверки производительности или пропускной способности складских мощностей:

сравнение отдельных операций и процессов с существующими нормативами (Межотраслевые нормы времени на погрузку, разгрузку вагонов, автотранспорта и складские работы (утв. постановлением Минтруда РФ от 17 октября 2000 г. № 76);

моделирование изучаемых операций или процессов с привязкой к конкретным условиям (существующая техника, объемно-планировочные решения, персонал).

В зависимости от сложности процессов применяется первый или второй способ. В первом случае, при проверке простых процессов (чаще всего это разгрузка, приемка, перемещение между зонами, загрузка) по нормативам, не обязательно привлекать высококвалифицированных специалистов или специализированные консалтинговые компании. Такие расчеты можно осуществлять самостоятельно и таким образом уже иметь первое представление об эффективности грузопереработки. Все остальные, основные и самые сложные процессы грузопереработки (отбор с мест хранения, пополнение, комплектация, контроль, формирование партий отправки), нуждающиеся в изучении их алгоритмов, принципов организации, требуют высокой квалификации аналитика, и обычно реализуются как отдельный проект, с привлечением инжиниринговых компаний, специализирующихся на разработке профессиональных решений в области складской логистики. Приведем простой пример, который показывает как меняются затраты ресурсов при использовании простой классификации ABC по частоте обращения к товару.

Пример:

в наличии на складе 3 артикула товара

расход всех артикулов за месяц  одинаковый  и  составляет 7000 учетных единиц

товары размещены на одинаковом расстоянии от зоны комплектации

частота обращения (количество рабочих циклов) различная

При размещении товаров с большей частотой обращения ближе к месту комплектации заказов значительно сокращаются операционные расходы, связанные с отбором товара, что представлено в таблице 1.

Стоимость перемещения без учета принципа размещения

Продолжение

Сравнение совокупных стоимостей перемещения товара при использовании различных принципов размещения товара приведено в таблице 2.

Стоимость перемещения с учетом принципа размещения

Продолжение

Сравнение стоимости перемещений

Если на складе уже формализованы бизнес-процессы и установлена автоматизированная система управления складом (WMS), то необходимо детально изучить ее настройки, действующие стратегии, принципы размещения и отбора продукции.

Выстоять и дожить до окончания кризиса смогут только те компании, затраты у которых на аналогичные операции и процессы ниже, чем у конкурентов, и технологии у которых имеют возможность гибко перенастраиваться на новые параметры грузопотоков.

Как показал опыт компании "Логистические системы", если систему внедряли без разработки логистического проекта, т.е. не было технико-экономического обоснования внедряемой технологии грузопереработки, то обычно мы встречаем адаптированные решения под систему или "лучшую практику", как часто говорят продавцы WMS, которые не являются рациональными. Конечно, они улучшают работу склада, по сравнению с предыдущими показателями, но, к сожалению, не являются оптимальными с точки зрения приведенных затрат. В некоторых проектах мы встречали существенные различия между описанными в техническом задании (часто называют "to be") пpoцессами и реальными настройками системы. Зачастую это связано с невозможностью пользователя на своем уровне выявить такие несоответствия. Чаще система остается "черным ящиком" для пользователей. Правильное и наиболее подробное отображение формализованного описания бизнес-процессов приведено на рис. 1 и 2. Наличие таких блок-схем, реализованных либо в стандарте IDEF либо ARIS, дает возможность создавать на их основе подробные технологические карты, должностные инструкции и более точные требования к настройкам WMS.

Попробуем подытожить. Если на складе нет WMS решения и процессы грузопереработки не формализованы, т.е. нет в полном составе/объеме обоснованных и утвержденных нормативов выполнения складских операций, карт технологических процессов, то следует провести аудит складского хозяйства либо своими силами, либо с привлечением специализированных компаний для получения оценки существующих технологических и управленческих решений. Если на складском комплексе все же существуют регламентирующие документы, то оправдана необходимость проверить на соответствие их выполнение. Часто при проведении аудита выясняется, что большая часть различных нормативов, правил и алгоритмов, с большим трудом разработанных, просто не исполняются в виду отсутствия контроля их исполнения. Если на складе стоит информационная система управления (WMS), то стоит проверить правильность ее настроек, наличие проектной документации к ней и ведение документооборота по изменениям в ее настройках и доработках, которые могли быть реализованы персоналом склада или поставщиком системы без отражения в документах.

Кроме того, имеет смысл обратить особое внимание на наличие и валидность (применимость) отчётных форм, выдаваемых этой системой управления, позволяющих оперативно реагировать технологически на изменения параметров грузопотока.

Все эти мероприятия помогут в перспективе принимать правильные, продуманные и обоснованные решения по адаптации складского комплекса к стремительно изменяющимся условиям на рынке. Своевременное сокращение площадей, сокращение смен работ и численности персонала, аудит услуг поставщиков, обеспечивающих работу склада, переход на более короткие прогнозы и другие мероприятия, - вот неполный перечень возможных мер, которые необходимо предпринимать для повышения эффективности бизнеса. Имея формализованную, прозрачную складскую технологию легче прогнозировать и просчитывать возможные последствия от принимаемых решений.

Конечно, данная статья не является точным и полным руководством к действию, т.к. содержит только общие рекомендации, но вполне может заставить задуматься о том, а все ли на вашем складе соответствует требованиям, которые предъявляются к современным складам.

Основной перечень работ при проведении аудита складского хозяйства:

Василий Зачинский

Генеральный директор компании "Логистические системы"

Источник: http://logsystems.ru/