Case Study (кейс) - Контракт с фотокопировальной компанией (Университет Кирктон) (CS1087-022)

Карен Мастерс, старший менеджер отдела закупок Университета Кирктон, столкнулась со следующей проблемой. В ходе анализа коммерческих предложений на контракт на фотокопировальные работы были выделены две компании - Excalibur и Quickserve, причем со стороны компании Excalibur поступило предложение с более предпочтительными расценками. Тем не менее, Карен не была удовлетворена отношениями с компанией Excalibur в прошлом. У Карен оставалось три дня для того, чтобы принять решение.

Университет Кирктон и отдел закупок. Университет Кирктон расположен на Среднем Западе США. В Университете обучаются более 25000 студентов, учебная база Университета насчитывает 65 зданий, в которых размещается 16 факультетов и школ.

В администрации Университета занято более 2000 служащих. Отдел закупок организационно находится в распоряжении администрации и отвечает за приобретение, управление и снабжение материалами, необходимыми для обеспечения учебного процесса Университета.

Карен Мастерс. Карен Мастерс пришла на работу в отдел закупок Университета 6 лет назад после получения диплома по музыке и педагогике. В дополнение к обучению в Университете Карен сдала три из четырех экзаменов С.P.M. и работала над получением сертификата. С момента поступления на работу в отдел закупок Карен прошла путь от должности клерка в отделении по закупкам канцелярских предметов до должности старшего менеджера по закупкам. В ходе этого продвижения она приобрела огромный опыт в вопросах тендера коммерческих предложений.

Процесс предоставления коммерческих предложений. Сущностью работы отдела закупок является постоянное получение, анализ и решения по коммерческим предложениям в интересах Университета. Этот процесс включает тщательный анализ всех деталей каждого предложения с тем, чтобы быть уверенным, что предложение отвечает требованиям конечных пользователей, а Университет за свои средства приобретает лучший товар. Ответственность за соответствие этим стандартам во многом лежит на плечах менеджеров и старших служащих по закупкам отдела закупок.

Контракт с фотокопировальной компанией. На территории Университета использовалось 225 копировальных аппаратов (эта цифра не включала платные автоматы и графические услуги). Из 225 копировальных аппаратов приблизительно 100 были взяты в аренду у фотокопировальной компании на четырехлетний период. Контракт включал техническое обслуживание и ремонт, и цена контракта была рассчитана на основе стоимости одной копии. Восемь лет назад Университет подписал четырехлетний контракт с компанией Excalibur на аренду копировальных аппаратов. Компания Excalibur, крупная многонациональная компания, доминировала на рынке и выиграла тендер на контракт, предложив 3,3 цента за копию. За весь контрактный период отношение компании можно было в лучшем случае охарактеризовать как "безразличное". Компания поставила самые простые копировальные аппараты без дополнительных функций, например, увеличения, медленно реагировала на вызовы сервис-инженеров.

Через четыре года контракт был заключен уже с компанией Quickserve, выигравшей право на заключение контракта. Возросшая конкуренция в индустрии и пониженные цены на производство копировальных аппаратов, позволили этой меньшей по размеру компании предложить 1,9 цента за копию. К тому же компания Quickserve предложила аппараты моделей Kortex 100', 4000' и 5000', имеющие дополнительные функции. По мнению Карен, четырехлетние отношения с компанией Quickserve развивались очень хорошо. Вдобавок к отличным копировальным аппаратам, гибкости в контракте и пониженным затратам, представители по обслуживанию компании Quickserve предоставили значительно лучшее обслуживание. Более того, выполнение контракта с Университетом Кирктон находилось под личным контролем президента компании Quickserve, который предоставлял Карен постоянно обновляемые данные в виде таблицы учета технического обслуживания каждого аппарата. Наконец, компания Quickserve позволила Карен самой решать, когда заменять один копировальный аппарат на другой - то, что компания Excalibur всегда решала сама.

В весь период действия контракта с компанией Quickserve компания Excalibur продолжала иметь дело с Карен по другим видам продукции. Выполнение компанией Excalibur своих обязательств по этой продукции тоже было не на высоте, что можно проиллюстрировать двумя примерами. Во-первых, за 6 лет, пока Карен осуществляла закупки, Excalibur 13 раз менял своих торговых представителей. В связи со сложностью некоторых моментов учета Университета Карен была вынуждена снова и снова обучать каждого торгового представителя.

Во-вторых, по политике Университета все закупки, осуществляемые Университетом, должны проходить через отдел закупок. Однако в некоторых случаях представители компании Excalibur контактировали с конечными потребителями с целью оказать на них давление, осознанно нарушая политику Университета в этом вопросе.

Имеющиеся коммерческие предложения. К сроку предоставления предложений 7 января были получены девятнадцать предложений от копировальных компаний. Карен изначально выделила пять компаний: Tauras, Excalibur. Quickserve, Doolittle и Byers and Plumper. После внимательного изучения предложения от трех компаний были отклонены. Предложения компании Tauras были отклонены из-за отсутствия проверки временем (компания существовала всего два месяца) и сомнений относительно того, сможет ли компания работать по такому большому контракту (объем контракта более чем вдвое превосходил существующий объем бизнеса компании). Предложения компании Doolittle & Byers были отклонены из-за того, что копировальный аппарат компании мог делать только 40 копий в минуту, что было явно недостаточно для большого объема бизнеса. Кроме того, компания Doolittle & Byers не пользовалась компьютеризированной системой обслуживания и не собиралась ее вводить. Компании Plumper было отказано в связи с тем, что она предлагала устаревшее оборудование, что привело бы к плохому качеству копий.

Два оставшиеся предложения принадлежали компаниям Excalibur и Quickserve. Компания Excalibur предложила модернизацию копировальной техники, сервис и поддержку, аналогичную той, которая предоставлялась компанией Quickserve, и цену приблизительно на 20% ниже, чем у компании Quickserve.

Компания Quickserve предлагала продолжение существующего контракта, включая оборудование, находящееся в настоящее время на территории Университета. Расценки компании Quickserve были такими же, как и в ее предыдущем контракте.

Решение Карен. Карен пришлось поволноваться. Предложение компании Excalibur явно было более выгодным исходя из цены, но как быть со всеми другими проблемами? С другой стороны, нельзя принять предложение компании Quickserve только на основе ее деятельности в последнее время. Как же насчет равных возможностей? Поскольку речь шла о солидных учреждениях, ничего не стоило навлечь на себя неприятности, если бы выяснилось, что тендер был выигран нечестно. Итак, Карен должна была многое взвесить, и у нее было только три дня, чтобы представить свои рекомендации менеджеру по закупкам Университета.

Источник:

1. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2002. – С.416-418 (768с.).