Case Study (кейс) - Игра в покупку товара (закупка какао для производства шоколада) (CS1087-024)

В этой игре у Вас будет шанс попробовать свои навыки в качестве покупателя товара. Вы будете пользоваться информацией той же самой, что имеется у г-жи Мартин, менеджера по закупкам хорошо известной корпорации по производству шоколада.

В связи с тем что стоимость сырья составляет 50% затрат на производство шоколада, на производителях шоколада лежит огромное бремя ответственности.

Помимо всего прочего, г-жа Мартин в начале каждого месяца должна решить, сколько фунтов какао необходимо купить в этом месяце. Для этого она принимает в расчет ожидаемую потребность производственного отдела, время года, имеющийся запас, стоимость поставки, стоимость хранения запаса и, наконец, тенденции товарного рынка и, более конкретно, - рынка какао.

В этой игре Вы должны будете принимать все эти решения, хотя игра будет упрощенным вариантом реальной ситуации. Упрощение состоит в том, что, во-первых, Вы не будете покупать какао после первого дня месяца (Вам разрешено покупать какао только раз в месяц - в первый день); и, во-вторых. Вы не будите покупать какао на фьючерсном рынке.

Потребность в какао. Объемы продаж компании и в целом по индустрии в очень многом зависят от сезонных факторов. В связи с тем, что шоколад имеет особенность таять в теплое время года, объем продаж обычно замедляется в летние месяцы и очень быстро восстанавливается осенью, когда производители снова начинают раскручивать свою продукцию. За последние 6 лет в июле наблюдался самый медленный темп продаж, а в сентябре - самый большой объем продаж. 

В связи с тем что шоколад имеет ограниченный срок хранения и политика компании направлена на то, чтобы обеспечивать розничных торговцев свежим шоколадом, компания не делает запасов конечной продукции. Шоколад, который продается в течение месяца, должен быть изготовлен в тот же месяц.

За последние пять лет потребность компании в какао почти постоянно росла. В течение этого периода потребность в какао увеличилась на 200%. В прошлом году объем закупок какао достиг 4,76 млн фунтов. Средние потребности в какао за последние три года, с разбивкой по месяцам, представлены на графике 1. Линия на графике показывает только среднее значение потребностей из опыта многих лет. В любом году, ежемесячный процент общей потребности может изменяться ± 3% от того значения, которое показано на линии графика. Например, цифра 10% за январь может в действительности варьироваться от 7% до 13%.

Пример 1. Потребность производственного отдела в какао

Из прошлого опыта г-жа Мартин знает, что производственный отдел всякий раз использует приблизительно 60% общих годовых закупок какао в последние полгода. Более того, 55% потребности последних шести месяцев используется в сентябре и октябре. График производства разрабатывается еженедельно. В первый день каждого месяца г-жа Мартин может предсказать реальную общую производственную потребность в какао, только исходя из своей оценки уровня потребности предыдущих периодов или из общего объема потребности, в соответствии с линией примера 1.

Сырье. Цены на какао, основное сырье при изготовлении шоколада, особенно нестабильны, и не существует способа полного хеджирования против широкого разброса цен. Шоколад изготавливают из какао-бобов, урожай которых непостоянен, но характеризуется стабильным и в общем растущим спросом. Более того для того, чтобы плоды дерева какао стали использоваться для производства, необходимо 7 лет (для достижения полного урожая необходимо 15 лет), и засуха и болезни могут резко сократить урожай в течение месяцев и даже недель.

Используя ожидаемый объем продаж и затраты компании в год, г-жа Мартин оценивает, что когда она платит 24 цента за фунт какао, то получает прибыль с продажи продукции из расчета 6,5 цента за фунт, и любое увеличение цены, уплаченной за какао, обладает прямо противоположным эффектом на размер прибыли и наоборот. (Если она платит 25 центов за фунт, то прибыль будет на 1 цент меньше, и т. д.)

Для более точного прогнозирования г-жа Мартин постоянно читает торговые журналы, пристально следит за рынком фьючерсных сделок и изучает поведение цен на какао в прошлом.

По состоянию на 1 октября г-жа Мартин собрала информацию, как показано в примерах 2, 3 и 4. Политика компании не позволяет ей держать запас более чем 1,2 млн фунтов сырого какао ежемесячно. Средства компании ограничены, а президент отказывается превышать кредитный лимит, установленный банком.

Пример 2. Объем предстоящего урожая определяет цены на какао (1 октября)

Пример 3. Цены на какао по сделкам на условиях "спот" и на рынке фьючерсных контрактов (по состоянию на 1 октября)

Цена по сделкам на условиях "спот": 24,0 цента за фунт.

Пример 4. Динамика цен на рынке какао в прошлом

Расчет затрат. При принятии любых решений г-жа Мартин принимает в расчет тот факт, что некоторые затраты довольно стабильны - это расходы, связанные с содержанием запаса, и расходы, связанные с его отсутствием.

Затраты на содержание запаса. Затраты на содержание одного фунта сырья составляют 0,2 цента в месяц. Эта сумма включает процент, страховку, расходы, связанные с естественной убылью и прямые расходы на обработку сырья. В течение сезона расходы на хранение запаса можно достаточно правильно рассчитать на основе уровня запаса на руках в конце каждого месяца.

Затраты, связанные с отсутствием запаса. Г-жа Мартин также учитывает и расходы, связанные с отсутствием запаса. Эти расходы возникают тогда, когда производственная потребность в сырых какао-бобах в конкретный месяц выше, чем их имеется в наличии на складе. Например, если 50000 фунтов сырых какао-бобов находятся в наличии в начале месяца, 50000 фунтов закуплено, а потребность в течение месяца составляет в общем 110000 фунтов, то возникнут расходы в связи с отсутствием сырья в объеме 10000 фунтов. Компания должна будет размещать экстренный заказ на какао-бобы и соответственно будет вынуждена заплатить премию в размере 3 цента/фунт.

Комиссионные г-жи Мартин. Президент компании убежден, что стимулы для служащих являются важным моментом. Поэтому часть зарплаты г-жи Мартин зависит от результатов ее деятельности в качестве покупателя какао. Она получает 5% комиссионных с чистой суммы ежемесячной прибыли.

Чистая ежемесячная прибыль = Ежемесячная прибыль минус ежемесячные расходы, связанные с отсутствием запаса (или ежемесячные затраты, связанные с содержанием запаса сырья)

Конечный уровень запаса. В конце игры каждая группа должна иметь конечный запас в объеме 200000 фунтов какао-бобов. Группа, которая не сможет создать целевой запас в объеме 200000 фунтов, будет оштрафована следующим образом:

1. За каждый фунт свыше упомянутого лимита:

Как и в любой другой месяц компания должна будет оплачивать расходы на содержание запаса, но сверх того понесет дополнительные расходы в объеме 2,8 цента за каждый фунт превышения лимита в 200 000 фунтов.

2. За каждый фунт, которого будет не хватать до лимита:

Компания должна будет заплатить 3,0 цента за фунт и должна будет купить 1 сентября какао в достаточном объеме по цене по сделкам "спот", для того чтобы создать уровень конечного запаса в объеме 200000 фунтов.

Как играть в игру. В процессе игры решения, которые обычно принимает г-жа Мартин, будут принимать группы. В первый день каждого месяца каждая группа будет решать вопрос о количестве какао, которое необходимо приобрести. Для принятия решения можно пользоваться любыми средствами. Одни группы могут использовать прогнозы за прошлый месяц, другие будут действовать по догадке. При принятии решений группы должны учитывать будущие потребности, имеющиеся запасы и прогнозы поведения цен на какао по сделкам на условиях "спот".

После того как каждая группа приняла свое решение о закупке на предстоящий месяц, преподаватель объявит цену на следующий месяц и реальное потребление в прошлом месяце. На основе этой информации группы также могут провести расчеты, используя пример 5, всех необходимых затрат и размера комиссионных покупателя. Затем они могут решить, сколько какао покупать в следующем месяце, если вообще покупать.

Пример 5. Форма Результатов

Цель игры заключается в том, чтобы увеличить размер накопительных комиссионных покупателя за 12 месяцев настолько, насколько это возможно. Группы должны будут решить, будет ли дешевле в долгосрочной перспективе нести затраты в связи с содержанием запаса или в связи с его отсутствием, в зависимости от их прогнозов поведения рыночной цены на какао. В конце каждого месяца результаты каждой группы будут показаны на экране перед классом и в конце 12 месяца, класс будет обсуждать метод прогноза объема продаж и цен на какао каждой группы. Внутри групп, возможно, будет удобнее распределить работу по оценке продаж, расчету затрат и прибыли и расчету цен на какао на условиях "спот" в следующем периоде.

О чем следует помнить при игре

1. Закупки можно сделать только в первый день месяца.

2. Вы не можете купить какао на фьючерсном рынке.

3. Компания практикует покупку какао в первый день каждого месяца.

4. Невозможно иметь запас в объеме более чем 1,2 млн. фунтов сырья. Штраф за превышение размера комиссионных в $1000 и за превышение уровня запаса в размере 3,0 цента за фунт будет возвращен продавцу.

5. При цене 24 цента за фунт какао будет приносить прибыль в размере 6,5 цента. Эта прибыль прямо связана с ценой покупки. (Рост на 1 цент в затратах приводит к понижению на 1 цент в прибыли и наоборот.)

6. Существуют затраты на содержание запаса и затраты, связанные с отсутствием запаса, которые прямо вычитаются из суммы прибыли для расчета чистой прибыли.

7. Целевой уровень конечного запаса составляет 200 000 фунтов.

Форма отчетности. Для простоты отчетности каждой группе была выдана форма (см. пример 5). Порядок ее заполнения ясен из самой формы.

Форма конечного результата. Поскольку существует целевой уровень конечного запаса в объеме 200000 фунтов, от Вас потребуется заполнить форму конечного результата (см. пример 5) в конце сентября. Порядок ее заполнения ясен из самой формы.

Пример. Каждый участник группы должен внимательно следовать приведенному ниже примеру для того, чтобы понять все этапы игры и учета ее результатов.

Г-жа Мартин уже использовала "Форму отчетности"' для учета операционных результатов двух месяцев до октября. 1 августа г-жа Мартин должна была решить, сколько фунтов какао нужно купить. Зная, что цена на условиях "спот" 1 августа была 27 центов за фунт, после изучения торговых журналов и фьючерсного рынка она предположила, что цены должны пойти вниз: поэтому она решила купить какао только для удовлетворения потребностей текущего месяца. Затем она изучила кривую производственной необходимости (потребности) и пришла к заключению, что потребность в том месяце была, приблизительно 300000 фунтов. Зная о том, что у нее в запасе было 50000 фунтов какао и желая сохранить уровень запаса, она купила 350000 фунтов какао по цене 27 центов за фунт. Затем она вписала следующие цифры в "Форму отчетности":

Колонка (1) = 50000 фунтов (из колонки (5) предыдущего месяца)

Колонка (2) = 350000 фунтов

Колонка (3) = 400000 фунтов

Колонка (9) = $0,035 = $0,065 - ($0,27 - $0,24)

Колонка (10) = $12250

В конце августа г-жа Мартин получила точные цифры месячной потребности от производственного отдела, 450 фунтов. Поскольку в запасе было только 400 000 фунтов какао, то компания вынуждена была сделать экстренный заказ другому потребителю какао с премией в размере $0.03/фунт. Обладая такой информацией, г-жа Мартин теперь могла рассчитать размер своих чистых комиссионных в соответствии с нормами компании. Она внесла следующую запись в "Форму отчетности":

Колонка (4) = 450000 фунтов

Колонка (5) = 0 фунтов

Колонка (6) = 50000 фунтов

Колонка (7) = $1500

Колонка (8) = $0

Колонка (11) = $1500

Колонка (12) = $10750

Колонка (13) = $537

Колонка (14) = $537

Начало игры. Собственно игра начинается 1 октября. В начале игры на руках 200000 фунтов какао. Теперь каждая группа должна принять решение об осуществлении покупки в предстоящем году и, таким образом, начать игру. Мы предположим, что сумма накопительных комиссионных $4037 к концу сентября выплачена г-же Мартин и что каждая группа начнет игру снова с нуля. Пожалуйста, пользуйтесь примером 6 в качестве образца для формы отчета своей группы; эта форма за каждый отчетный период должна быть сдана преподавателю.

Пример 6. Форма отчета

Источник:

1. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2002. – С.419-427 (768с.).