Case Study (кейс) - City of Roxborough (два предложения от одной и той же компании) (CS1087-035)

14 апреля, после того как были рассмотрены ежегодные предложения с расценками на гипохлорид соды, помощник директора по вопросам закупок и снабжения Роксборо г-н Джоэл Грэхэм заметил, что два предложения с наименьшими расценками были получены от двух разных служащих одной и той же компании Ryerson.

Роксборо финансировал такие социальные программы для жителей (около 300 000 человек), как утилизация и переработка, уборка снега, чистка дорог, утилизация мусора, а также контроль за загрязнением атмосферы и чистотой воды. Финансовая репутация города была весьма устойчивой. Его текущая ставка по долговым обязательствам на 10-летний срок составляла 7,5% годовых.

Отдел закупок и снабжения (PSD). Задача этого подразделения состояла в обеспечении поддержки конечным потребителям с предоставлением экспертизы качества, цены и сроков конкретной продукции или услуги. Этот отдел обладал полномочиями на осуществление закупки, рассмотрение расценок, обработку товаропотоков и складирование в интересах Роксборо и подчинялся непосредственно Департаменту финансов. Начальник отдела закупок и снабжения, г-н Джеймс Джардин. управлял всеми операциями своего подразделения. Г-н Грэхэм был одним из двух помощников начальника и отвечал за проекты по контролю за загрязнением окружающей среды и рассмотрение специальных проектов. Кроме того, он руководил работой канцелярии и склада, осуществлял закупку основных видов услуг и отвечал за хранение товара на складе.

Процесс тендера. Конечные потребители предоставляли отделу закупок и снабжения спецификации своих потребностей. Конечные потребители и отдел закупок и снабжения совместно принимали решение о потенциальных поставщиках конкретной продукции и составляли список поставщиков. Для закупок на сумму до $56000 применялся 10-дневный цикл, в течение которого осуществлялся прием предложений. От менеджеров Роксборо требовалось, чтобы они высылали заявки поставщикам о предоставлении предложений на любое оборудование или продукцию на сумму свыше $56000. Такая заявка включала:

1. Форму для заполнения Предложения (если поставщики были заинтересованы в поставках продукции).

2. Информацию относительно даты и времени окончания приема предложений (обычно, среда 12.00) и времени рассмотрения (обычно, пять минут спустя после окончания приема предложений).

3. Требования спецификации.

4. Условия и сроки контракта.

5. Соглашение.

В примере 1 показаны выдержки из соответствующих муниципальных законодательных документов, в соответствии с которыми осуществляются закупки.

Пример 1. Роксборо - выдержки из законодательных документов по закупкам

Начальник отдела закупок и снабжения обычно рассматривал предложения, и служащий отдела заносил расценки в общую таблицу. Рассмотрение расценок на продукцию, как правило, было открытым мероприятием, посещаемым поставщиками. Спустя несколько дней после рассмотрения, отдел закупок и снабжения проводил оценку предложений. Выбор нужного поставщика основывался на нескольких критериях, наиболее важным из которых являлось соответствие спецификациям и условиям. Если все спецификации и условия соответствовали, то поставщик, как правило, определялся по наименьшим расценкам и вручался контракт. Если поставщики выбирались по другим критериям, то начальник отдела закупок и снабжения очень тщательно обдумывал принятие решения, чтобы защитить себя в случае возможных судебных исков. Если от различных компаний поступали одинаково низкие расценки, то контракт делился между ними или предоставлялся поставщику, с которым в настоящее время у Роксборо уже существовали контрактные отношения. В случае если допускались какие-либо ошибки в процессе рассмотрения предложений, проблема разрешалась юридическим путем.

Тендер на гипохлорид соды. Потребность в гипохлориде соды возникла в связи с необходимостью в химическом веществе для обработки воды, контроля за уровнем нечистот и запаха. Для подобных контрактов г-н Грэхэм был первым контактным лицом отдела закупок и снабжения. Впервые проводился совместный тендер на одно и то же химическое вещество, которое требовалось трем разным конечным потребителям: Инженерным сооружениям по контролю за нечистотами, Паркам и центрам отдыха и службам по водоснабжению. В прошлом закупки для трех департаментов осуществлялись децентрализованно. Общий объем расходов на химические вещества по очистке воды, контролю уровня нечистот и запаха составлял $500000.

Ежегодные потребности в гипохлориде соды составляли 132000 литров с небольшими сезонными колебаниями и ежемесячной доставкой. Три компании предоставили 4 предложения. Менеджер по продажам и торговый представитель компании Ryerson Company предоставили свои предложения. В примере 2 показана общая таблица.

Пример 2. Роксборо - процесс рассмотрения предложений

Когда начальник отдела закупок и снабжения рассмотрел расценки, то он спросил: "Как это могло произойти?" Г-н Грэхэм знал, что должен провести немедленное расследование и принять решение о последующих действиях. Возвращаясь в свой офис, он думал: нужно ли уведомлять компанию Ryerson и кого в компании ему нужно уведомить? Нужно ли обращаться за консультацией в юридический отдел? Был ли нарушен процесс рассмотрения расценок? Было ли необходимо расследование, если компания Ryerson не предоставила наименьших предложений? Что бы произошло, если бы второе предложение компании Ryerson было ниже по ценам, чем первое?

Листая копии приглашений к участию в тендере, г-н Грэхэм в ходе своих расследований обнаружил, что компания Ryerson присутствовала в списке дважды. Он знал, что время было ограничено, поскольку у него было только два дня, в течение которых он должен был дать рекомендации Городскому Совету о вручении контракта.

Разрешение споров. В случае возникновения споров о том. соответствует ли предложение на продукцию или услугу или поставку условиям тендера, решение начальника отдела закупок и снабжения корпорации будет окончательным и обязательным для исполнения всеми сторонами.

Источник:

1. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2002. – С.649-651 (768с.).