Case Study (кейс) - Don Willit Associates (выбор поставщика программного обеспечения) (CS1087-036)

Дон Уиллит работал в качестве консультанта по выбору поставщиков и осуществлению проекта по переоборудованию компьютерных систем для одного из мегаполисов восточного побережья. Проект находился в третьей и последней стадии, что требовало от Дона совместной работы с Административной комиссией по регламенту, назначенной старшим администратором мегаполиса специально для контроля за усовершенствованием компьютерных систем. После ряда задержек Административная комиссия в конце концов согласилась с тем. что несмотря на некоторые риски, поставщик С был наиболее подходящим по широкому спектру критериев. Было решено, что г-н Уиллит должен написать рекомендацию Городскому Совету, объясняя выбор Административного комитета по выработке регламента до того, как будет сделано формальное приглашение выбранному лицу. Г-н Уиллит только что закончил первый проект формальных рекомендаций, когда услышал, что поставщик С объявил об убытках за год, которые почти наполовину снизили размер его капитала.

История. Годом ранее г-н Уиллит занимался установкой 1000 персональных компьютеров в муниципальных офисах. Совершенствуя свои персональные компьютеры. Городской Совет выразил желание получить как можно больше универсального оборудования для обработки информации. Критерий выбора для программы по замене персональных компьютеров был довольно простым. Новые компьютеры должны были быть такими же или лучше, чем заменяемое оборудование с точки зрения качества и функциональных возможностей. Оборудование и сопровождающее программное обеспечение также должны быть совместимыми и способны к поддержанию связи с существующим программным обеспечением по автоматизации деятельности офиса, которое включало особый текстовый редактор, используемый 900 специалистами и канцелярскими служащими города.

При изучении предложений с расценками, представленными четырьмя основными поставщиками, стало очевидно, что только у одного (поставщика С) было программное обеспечение, полностью соответствующее существующим потребностям города. До Дона дошли слухи о том, что у поставщика были серьезные финансовые проблемы, и Дон был несколько удивлен, когда этот поставщик к каждому купленному персональному компьютеру предложил бесплатно поставить одну авторизованную копию требуемого текстового редактора. Предложения от поставщиков А, В и D были соотносимы в цене друг с другом и с Поставщиком С. за исключением требуемого редактора. Поставщики А, В и D назначили цену в $400 за установку нужного программного обеспечения на каждый компьютер - цена, которую они обязались заплатить поставщику С (который был разработчиком этого редактора), если бы они получили контракт.

Бесплатная установка нужного редактора заставила город подписать контракт на закупку персональных компьютеров с поставщиком С. Экономия средств была столь значительной, приблизительно 15% от общей стоимости проекта, что решение о выборе любого другого поставщика было бы трудно обосновать.

Вслед за заменой персональных компьютеров город вышел с предложениями об усовершенствовании сети. Ряд различных поставщиков представил свои предложения, и наиболее подходящими с точки зрения возможностей и цены оказались расценки у компании Johnston Corp. Хотя выбор был сделан в пользу Johnston Corp. Административный Совет города надеялся, что подписание контракта будет отложнено до тех пор, пока не будет выбран и поставщик новой корпоративной компьютерной системы. Целью такого шага было стремление избежать проблем совместимости систем.

Выбор корпоративной компьютерной системы. Было рассчитано, что корпоративная административная информационная система и компьютерный комплекс должны составить расходы приблизительно в сумме $3 млн за компьютеры и программное обеспечение в дополнение к уже запланированным расходам в сумме $5 млн за новые компьютеры и сеть связи. Расходы на корпоративную систему должны включать около $2 млн за партию из трех больших компьютеров плюс около $1 млн за программное обеспечение и обучение работе с ним. Корпоративная система должна была обеспечить обработку информации почти 1000 клиентов, использующих персональные компьютеры, и удовлетворить их различные потребности в связи. Программное обеспечение, которое должно сопровождать новую корпоративную систему, будет применяться в 20 основных сферах. Основными требованиями будут финансовая информационная система, информационная система службы по работе с персоналом, информационная система по осуществлению платежей и офисная информационная система.

Программное обеспечение, разработанное поставщиком С, было выбрано в качестве наиболее подходящего относительно трех других поставщиков. По 10-балльной шкале системы рейтинга, разработанной г-ном Уиллитом и Административным Советом, программное обеспечение поставщика С получило 9.2 балла против 4,6 у поставщиков В и D и 3,6 баллов у поставщика А. Кроме того, программное обеспечение поставщика С было самым дешевым из всех четырех поставщиков. Было принято решение, что г-н Уиллит напишет формальную рекомендацию о необходимости подписать контракт с поставщиком С на поставку корпоративной компьютерной системы и программного обеспечения и что копии предложения необходимо раздать членам Городского Совета на специальном совещании, где должны быть представлены рекомендации.

Г-н Уиллит решил написать первый проект предложения для представления его Административному Совету с последующей его передачей перед окончательным утверждением Городскому Совету. После того как был закончен первый проект рекомендации, он узнал, что поставщик С объявил об убытках в размере $750 млн и продаж в объеме $1,9 млрд. Пока он обдумывал эту новость, появились сведения о том. что такой убыток уменьшил собственный капитал поставщика С наполовину до уровня менее $1 млрд. И очевидно, что аналогичный убыток следующего года потенциально мог поставить поставщика С на грань банкротства, если не состоится удачного слияния с какой-нибудь компанией. Эта новость поставила г-на Уиллита перед дилеммой - нужно ли ему продолжать писать настоящее предложение и добавить к нему еще и пояснение о поставщике С или просить Административный Совет возобновить процесс тендера в надежде найти более приемлемого поставщика.

Источник:

1. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2002. – С.651-653 (768с.).