Case Study (кейс) - Компания The Granby C.E.G.E.R (контракт на ремонт крыши) (CS1087-040)

Г-н Кристиан Лемир, менеджер по закупкам оборудования и снабжения компании Cranby C.E.G.E.R., думал о том, кому предложить контракт на ремонт крыши. Все предложения, за исключением одного, были, по оценке разработчиков, на сумму свыше $300000. Предложение компании Constructor Ltee было в рамках бюджета, но г-н Лемир думал о том, не была ли сумма контракта в объеме S255300 нереально низкой.

The Cranby C.E.G.E.P. Созданный в 1970 году The Cranby C.E.G.E.P., финансируемый властями провинции колледж, был расположен в 40 милях юго-восточнее Монреаля, Канада. В нем обучались 1400 студентов с дневной формой обучения и 1500 - с вечерней. Расположенный в бывшем высшем учебном заведении, C.E.G.E.P. получал финансирование непосредственно от правительства провинции. Бюджет был сжатым, и администрация колледжа находилась под серьезным контролем по соответствию качества предлагаемых программ обучения рамкам финансирования.

Отдел закупок колледжа. Г-н Лемир подчинялся директору по административным вопросам, который вместе с двумя другими директорами подчинялся генеральному директору колледжа. Г-н Лемир отвечал как за состояние предприятия и оборудования, так и за закупки. Закупки включали приобретение товаров для образовательных целей, например лабораторий, информационных программ, предметов для занятий физической культурой и театром, а также аудио-видео, аппаратуры, предметов технического обслуживания, водопроводных принадлежностей и предметов для нужд котельной. Кроме того, частью обязанностей г-на Лемира было поддержание рабочего состояния объектов для занятий физической культурой, решение вопросов технического обслуживания водопроводной системы, системы отопления, вентиляции, ремонта крыши, электроснабжения, ремонта окон, обеспечения света, поддержания в нормальном состоянии мест парковки автомобилей и телефонной системы.

Ремонт крыши. Серьезные проблемы с протечками крыши привели к необходимости проведения работ по ее ремонту. Дождевая вода скапливалась на крыше в нескольких местах. С годами крыша осела и трубы для стока дождевой воды оказались в таком положении, что вода с крыши перестала стекать по ним. Крыша стала течь в нескольких местах, и техническому персоналу приходилось расставлять по помещеню тазики. Кроме неудобства с использованием этих тазиков, существовала серьезная угроза нанесения ущерба с помощью воды электропроводке и оборудованию, например, компьютерам.

Для решения проблемы с крышей колледж обратился к консалтинговой компании, специализирующейся на разработке и ремонте крыш. Консультант провел полное изучение вопроса и предоставил свой доклад г-ну Лемиру, предлагая полностью заменить одну часть крыши и отремонтировать другие.

Следующий шаг включал работу архитектора. Он рассчитал общие расходы в объеме $300000, суммы, которую тогда же затребовали от властей провинции. Объем этих средств был быстро утвержден, поскольку просьбы такого типа редко оспаривались органами власти провинции.

Запрос коммерческих предложений был опубликован. Заинтересованные стороны за $100 могли получить необходимые чертежи и подробности проекта. Кроме того, требовалась закладная в размере 10% стоимости предложения. Окончательная дата приема предложений была назначена на 18 апреля. Работы должны были быть выполнены в период с 20 мая по 15 августа и без каких-либо задержек, поскольку занятия начинались с третьей недели августа.

Предложения. Г-н Лемир, его директор, архитектор и инженер из отдела образования органа власти провинции - все присутствовали при официальном рассмотрении предложений. Результаты предложений, в рассматриваемой последовательности были следующими:

Разница между бюджетом и суммой предложения (контракта) были неприятной новостью для всех четырех лиц, присутствующих на рассмотрении предложений. Первое предложение на сумму $317000. казалось, было близко к расчетам, но по ходу рассмотрения предложений росла напряженность, поскольку суммы предложений росли выше и выше. Особенно после самой высокой суммы контракта в $427864 последнее предложение в объеме $255300 было настоящим сюрпризом.

Для проверки предложения архитектор впоследствии провел специальную техническую и юридическую оценку. Его анализ показал, что только один участник тендера -первый в списке, компания Jacques Vidal Inc. – должна была быть исключена из списка участников, потому что не обладала необходимыми полномочиями от своего совета директоров. У г-на Лемира осталось семь предложений, из которых одно было на $44700 ниже бюджета, а следующее по списку предложение - на $46410 выше бюджета.

Г-н Лемир размышлял о том, была ли вызвана разница между бюджетом и суммой предложения результатом недостаточно хорошей оценки разработчика или просто разницей в предложениях участников тендера без всякого сговора между ними. Низкий уровень предложения позволил бы ему остаться в рамках бюджета, но он задавался вопросом о реальности такого предложения. Он не хотел рисковать в ущерб качеству или срокам выполнения работы.

Источник:

1. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2002. – С.679-681 (768с.).