Принципы рациональной бюрократии

Задача менеджмента состоит в том, чтобы выбрать структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. При этом следует учесть технологию производства (фундамент структуры управления), размер предприятия, стратегию бизнеса, имеющийся персонал, сложившуюся систему решений. Одним из важнейших факторов оказывается персонал. При отсутствии необходимого числа квалифицированных менеджеров нет смысла дробить подразделения, а при наличии квалифицированных кадров следует создать условия для их индивидуальной активности. Эффективная организационная структура необходима, но существует множество различных видов такой структуры. Насколько велико разнообразие организаций, настолько разнообразно множество видов организационных структур. Важно не зацикливаться на поиске «единственно правильной», а научиться выявлять недостатки организации и корректировать их с учетом возникающих задач.

Одним из первых сформулировал принципы рациональной бюрократии немецкий экономист Макс Вебер. Пять его основных принципов предусматривали:

Четкое разделение уровней управления, что приводит к появлению высококвалифицированных специалистов.

Иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

Наличие взаимосвязанной системы обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающей однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей и скоординированность различных задач.

Дух формальной обезличенности, с которым официальные лица выполняют свои должностные обязанности.

Осуществление найма на работу в строгом соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.

Более 100 лет назад вице-губернатор М. Е. Салтыков-Щедрин сформулировал 15 положений Устава для градоправителя:

Всякий градоправитель да будет добросердечен.

Да памятует градоправитель, что одной строгостью, хотя бы оная стократ сугуба, ни голода людского утолить, ни наготы человеческой одеть не может.

Всякий градоправитель приходящего к нему обывателя да выслушает, который же, не выслушав, зачнет кричать, а тем паче бить — и тот будет кричать и бить втуне.

Всякий градоправитель, видящий обывателя, занимающегося своим делом, да оставит его при сем занятии беспрепятственно.

Всякий да содержит в уме своем, что ежели обыватель временно прегрешает, то оный же еще того более полезных деяний соделывать может.

Посему ежели кто из обывателей прегрешит, то не тотчас такого усекновению предавать, но прилежно рассматривать, не простирается ли на него российских законов действие и покровительство.

Да памятует градоправитель, что не от кого иного слава Российской империи украшается, а прибытки казны умножаются, как от обывателя.

Посему: казнить, расточать или иным образом уничтожать обывателей надлежит с осмотрительностью, дабы не умалился от массовых расточений Российской империи авантаж.

Буде который обыватель не приносит даров, то всемерно исследовать, какая тому непренесению причина, и если явится оскудение, то простить, а явится нерадение или упорство — напомнить и вразумлять, доколе не будет исправен.

Всякий обыватель да потрудится: потрудившись же, да вкусит отдохновение. Посему: человека гуляющего или мимо идущего за воротник не имать и в съезжий дом не сажать.

Законы издавать добрые, человеческому естеству приличные; противоестественных же законов, а тем паче невнятных и к исполнению неудобных — не публиковать.

На гуляниях и сборищах народных — людей не давить; против того, сохранять на лице благосклонную усмешку, дабы веселящиеся не пришли в испуг.

В пище и питии никому препятствия не полагать.

Просвещение внедрять с умеренностью, по возможности избегая кровопролития.

В остальном поступать по произволению.

В 1930 г. была опубликована работа Чарльза Барнарда «Функции управляющего», где были сформулированы принципы функционирования формальной и неформальной организаций:

организационная форма (формальная организация) играет важную роль;

неформальная организация имеет как инструментальное, так и гуманитарное предназначение;

существуют границы рациональной деятельности управляющего;

принятие адаптивных последовательных решений необходимо для организационной эффективности;

неявное знание имеет важное значение.

Ч. Барнард определил фирму как структуру управления: «Выживание организации зависит от сохранения достаточно сложного равновесия в постоянно изменяющейся внешней среде, состоящей из физических, биологических и социальных материалов, элементов и сил и требующей приспособления к ней внутриорганизационных процессов. Необходимо изучать природу этих внешних условий, к которым должна приспосабливаться организация. Но главный интерес для нас представляет непосредственно процесс адаптации».

Формальная и неформальная организации взаимообусловлены. Первая получает жизненные силы от второй. Неформальная организация обеспечивает коммуникации внутри фирмы, а также сплоченность структурных звеньев и служит для защиты личной неприкосновенности и самоуважения индивидуума от дезинтеграционных эффектов формальной организации. Одним из первых Барнард определил управленческую значимость поведения персонала (behavioral knowledge): «Такое знание необходимо при осуществлении чего-то в конкретных условиях. Нигде оно не играет столь решающей роли, как в искусстве управления».

«Чтобы успешно противостоять среде, сложность и быстрота принятия решений должны соответствовать сложности и быстроте изменений в среде. Но на этом пути есть ограничения, так как «отдельные люди и целые организации не в состоянии справиться с проблемами, сложность которых превышает некоторый определенный уровень» (Герберт Саймон).

В 1947 г. была опубликована работа Герберта Саймона «Административное поведение», где он развил идеи Барнарда. «Подлинная теория организации и администрирования может развиваться при анализе того мира, в котором люди ведут себя преднамеренно рационально, но в действительности обладают способностью лишь в ограниченной степени». Саймон отмечает, что построение организации должно опираться на «знание тех изучаемых общественными науками вопросов, которые связаны с более широко понимаемыми целями организации». Индивиды определяют для себя подцели и стремятся к их достижению, возможно, в ущерб реализации глобальных целей. Категорический вывод о влиянии организационной структуры фирмы на результаты хозяйственной деятельности сформулировал Альфред Чандлер («Стратегия и структура», 1962).

Питер Друкер в работе «Менеджмент XXI века» (1999) выделяет следующие принципы построения организационной структуры:

«Прозрачность» структуры для работающих.

Существование лица, принимающего конечное решение в сфере своей компетенции.

Объем власти должен определяться степенью ответственности.

Каждый работающий должен иметь только одного руководителя. «Раб, у которого три хозяина, — уже не раб, а свободный человек» (римская поговорка).

Количество уровней организационной структуры должно быть минимально. «Каждое дополнительное звено удваивает помехи и вдвое снижает ценность сообщения» (принцип теории информации).

Каждый отдельный работник должен иметь возможность работать одновременно в различных структурах организации.

Общепризнанными принципами оптимальной структуры управления можно считать:

Единоначалие.

Оптимальное распределение обязанностей.

Оптимальное число уровней.

Информационную обеспеченность руководителей.

Наличие контроля.

Одинаковый характер первичной информации.

Оптимальность информационной нагрузки на персонал.

Заинтересованность исполнителей в результате.

Такая структура отличается небольшими подразделениями с высококвалифицированным персоналом, малым числом уровней управления. В структуре управления выделяют группы специалистов. Оптимальная структура отличается быстрой реакцией на изменения, высокой производительностью труда и небольшими затратами на свое функционирование.

При оптимизации структуры управления необходимо четко сформулировать задачу. Исходной информацией является характеристика объекта управления, материальные и информационные связи объекта, состав задач управления. Определяемыми параметрами являются число уровней управления, количество подразделений, распределение обязанностей и работающих по подразделениям, маршруты движения информации. Для сравнения вариантов структуры управления можно использовать следующие частные оценочные показатели: расходы на содержание системы управления, напряженность труда в подразделениях, информационная нагрузка на персонал управления, время обработки информации, время реагирования системы управления на производственные и организационные сбои, время решения задач управления, количество ошибок в управленческих задачах.

Автор: Владимир Викторович Глyxoв, доктор экономических наук, профессор, проректор по учебной работе Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

Источник: http://digest.subscribe.ru/