Главная Успешный менеджер Правила эффективной организации рабочего дня

Фрагмент из кейса

Находящаяся в Билокси, штат Миссисипи, компания Johnson Toy праздновала свою 75-ю годовщину. Руководят фирмой сестры Эми Джонсон, президент фирмы, и Лори...
Скотт Томас, менеджер по сырью в компании Trelcor, просматривал коммерческие предложения, присланные ему 5 транспортными компаниями. Компания Trelcor,...

Правила эффективной организации рабочего дня

Font Size Larger Font Smaller Font
Рейтинг пользователей: / 0
ХудшийЛучший 
Материал из категории  Успешный менеджер
22.10.2010 23:18

Для результативности профессиональной деятельности важное значение имеет рациональная (с точки зрения расхода времени) организация трудового дня менеджера. Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.

Правила начала рабочего дня:

Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?

Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.

Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.

Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

Правила основной части дня:

Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.

Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.

Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.

Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.

Старайтесь начатое дело доводить до конца. На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.

Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.

Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.

Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.

Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира.

Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

Правила завершения рабочего дня:

Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.

Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.

Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов. В них можно выделить следующие закономерности:

к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;

пик работоспособности приходится на первую половину дня;

после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.

Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».

Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Контроль выполняет три задачи:

осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?

сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?

корректировку установленных отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

Действительно ли я решаю необходимые задачи?

Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?

Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?

Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?

Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?

Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным. Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?

Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?

Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Затем нужно попытаться определить фактическую временную нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать сэкономленное время.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после  выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

Какие результаты были достигнуты?

Что осталось не сделанным и почему?

Где было потеряно время?

Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.

Автор: Владимир Иннокентьевич Haбoкoв, доктор экономических наук, профессор, декан торгово-экономического факультета Уральского государственного экономического университета (УрГЭУ).

 

Источник: http://digest.subscribe.ru/



Последние похожие материалы:
Более поздние похожие материалы:
  • Начальник - между властью и ответственностью - 22/10/2010 23:11
    Карьеристам не всегда удается правильно определить подходящий им тип карьеры. Поэтому хорошие специалисты порой стремятся стать плохими бизнесменами, …
  • Программа создания коллектива - 22/10/2010 23:03
    По мере своего развития коллективы обычно проходят через ряд последовательных этапов. 1. Притирка. На первый взгляд новый коллектив выглядит деловым …
  • Самые глупые фразы топ-менеджеров - 22/10/2010 20:25
    «В мире существует два мнения — мое и неправильное» - вот кредо большинства руководителей. Представьте масштаб разочарования, когда их прогноз разошел…

Обновлено 15.08.2011 13:49
 

Последние новости на сайте

Элеваторы для обработки зерновых культур находят широкое применение в фермерских хозяйствах, аграрных предприятиях. С их помощью...
Давайте розглянемо різні типи ламп та основні параметри, які важливо враховувати при їх...

Авторский сайт в сфере логистики Logistics-GR

Пример материалов из категории "Задачи по логистике"

На транспортное предприятие поступила заявка от ООО «Эра» (далее Покупатель) на перевозку 20 тонн груза со склада ЗАО «Стэп» (далее...
Из хранилища, расположенного в месте с координатами 120, 90, автомобиль должен доставить продукцию 12 заказчикам, координаты...

Facebook-страница

Фрагмент из задачи

Объем перевозимых грузов, грузоподъемность автомобиля, расстояние перевозки, время погрузки и разгрузки заданы в табл....
Компания Semple-Brown собирает кухонные столы, закупая для этого ножки (4 шт. на стол) и столешницы. Время выполнения заказов на...

 

Группа на Linkedin

(более 4000 участников)

Группы на Facebook

 

Узнать о проекте Logistics-GR

 youtube-канал  

 

Результаты тестов

Последние результаты
<-->Стоит ли Вам выбирать профессию менеджера по логистике? 64.00 %
<->(Лог-М) Тема 10. Складська логістика (10 тест.завдань) 40.00 %
<->(Log) Test 01. Warehouse and Logistics (10 tests) 90.00 %
Перейти к тестам
Проект работает
15 years, 0 months, 24 days.
За месяц (30 дней) через склад прошло = 10000 т груза, причем 3000 т груза хранилось 10 дней, 2000 т — 5 дней, 4000 т — 8 дней и 1000 т — 7 дней. Емкость...
Исходные данные: 1) годовое количество проката черных металлов — 50000 т; 2) коэффициент неравномерности поступления проката - 1,2; 3) дни работы склада –...
Удельные затраты потребителя на содержание запасов соответственно равны 0.4; 0.32; 0.28 денежных единиц. Годовое потребление...
Определить выгодность применения автомобиля грузоподъемностью 5,0 т по сравнению с автомобилем 4,0 т при следующих условиях:...
Область целесообразного применения автомобиля заданной грузоподъемности qj в сравнении с автомобилем большей грузоподъемности qj+1 можно установить через...
Маркировка подразделяется на товарную, отправительскую, транспортную и специальную. Для экспортных и импортных грузов предусматриваются дополнительные...
В табл. 5.2 дан список параметров оценки качества доставки, а также методов и источников информации для их...
Насколько логистическая система отвечает своему предназначению, можно судить по ее результативности и величине присущих ей общих затрат. Результативность...
Типография «Picket Fence» находится в Москве (Цветной бульвар, д. 24/2). Это небольшое предприятие, в нем работает 15 человек, обслуживающих две печатные...
Tesco pic — крупнейшая в Великобритании сеть супермаркетов, имеющая 700 магазинов; на нее приходится 16% всего рынка розничных продаж продуктов питания....
Магазин «Книжный мир» (г. Саров Нижегородской области) начал свою деятельность в 1994 г., и в настоящее время его штат составляют 17 человек (в том числе...
ВАА управляет семью аэропортами в Великобритании, в том числе тремя лондонскими аэропортами: в Хитроу, Гетуике и Станстеде. К апрелю 2000 г. ВАА за год...

Logistics-GR - теория и практика логистики и транспорта

Copyright © 2009 - 2024. При использовании материалов сайта - гиперссылка обязательна. All Rights Reserved. По всем вопросам обращаться - email