Советы для тех, кто решил управлять своим временем

Жаль людей, которые не получают удовольствия от того, чем они занимаются или с удовольствием делают то, что не приносит им результата. Жаль тех, кто неэффективно работает над правильными задачами и тех, кто эффективно идет к бесполезным целям. Для меня время было и остается наиболее ценным ресурсом. После внедрения ряда принципов управления временем как в личной жизни, так и в деятельности компании VM Consult, нам удалось добиться прорывного увеличения производительности труда. В настоящей статье я приведу несколько полезных примеров бережного отношения частному и корпоративному времени.

К сожалению, время не возобновляемо. В году только 52 уикэнда – это совсем не так много. Помните фильм «Достучатся до небес», где два главных героя узнают, что им осталось жить только несколько дней и пытаются прожить оставшееся время на полной мощности? Когда это понимаешь, жизнь ощущается более остро.

Наличие ограничений – это прекрасно (тех, которые не убивают, а делают сильнее). У меня много интересов: общение (в первую очередь, с моей любимой девушкой) и математическое моделирование, бизнес в стиле «фанк» и музыка в стиле «классика», изучение истинных причин макроэкономических процессов и физических явлений, бокс и экономика, психология и архитектура, литература и геополитика, кино и реклама, философия и программирование, консультирование и футбол...

Когда времени стало катастрофически не хватать, а набор текущих задач превысил емкость суток, то пришлось искать способы более эффективного использования своего времени. Это как с кустами: их подрезают, а они от этого растут только лучше. Нагрузите себя, критический ресурс требует рационального распоряжения, а времени всегда достаточно, если вы его правильно тратите. Вот несколько моих советов.

Совет первый. Будьте уверены и позитивны

Самооценка человека во многом определяет, кто он есть и чего сможет добиться. «Они могут, потому что думают, что могут», – говорил Вергилий два столетия назад; «Человек – это то, во что он верует», – писал позже Чехов; «Каковы мысли в душе его, таков и он», – это уже из библии.

Актуально моральное состояние и в видение бизнеса: «Первое условие бизнеса состоит в том, что он не должен быть скучным и нудным. Надо радоваться жизни. Если работа не доставляет радости, то вы просто попусту растрачиваете свою жизнь», – пишет Том Питерс.

У меня нет готового рецепта формирования в себе подобного настроя, но то, что он делает любое времяпрепровождение намного более приятным – очевидно. «Успех не цель, а образ мышления».

Совет второй. Определитесь с приоритетами

«Найди дело для души и тебе не придется работать ни дня», – говорил Конфуций. Поймите, что действительно важно.

Я немного завидовал людям, которые точно знают свое предназначение или, по крайней мере, имеют любимое занятие. И странно, что очень часто этим людям не удается соединить это предназначение со своей профессиональной деятельностью. 20% сотрудников несчастливы на своем профессиональном поприще – ужас. А ведь пессимисты продают на 37% меньше оптимистов.

Но как найти то, что нравится?

Спросите себя: занимались бы вы тем же чем сейчас, если бы имели стабильный ежемесячный рентный доход в млн? Нет? А что бы вы делали?

Выпишете основные жизненные приоритеты.

Попробуйте вести дневник, записывая два самых ярких события прошедшего дня. Через некоторое время можно будет выделить область основных приоритетов.

Расширяете кругозор: сделайте то, что еще не делали, сходите туда, где еще не были, изучите новую область знаний, много читайте; и еще больше общайтесь.

Развивайте наблюдательность (закройте глаза. Помните, какого цвета ближайшая стена позади вас? А что на ней нарисовано?).

Совет третий. Определитесь с целями

«Единственным оправданием тому, кто делает что-то бесполезное, может служить лишь искренняя любовь к своему творению» (Оскар Уайльд). Как же важно заниматься тем, что действительно важно.

«Все планы совершенно бесполезны. А вот без планирования просто не обойтись» (Эйзенхауэр). Представьте, каким вы себя видите через 5-10 лет (кем являетесь, что можете делать, что имеете). Что необходимо для преодоления разрыва между текущим и желаемым состоянием. На основании этого необходимо сесть и записать основные долгосрочные цели. По мнению Брайана Трейси, не менее 80% успеха зависит от абсолютной ясности того, что вы пытаетесь достичь.

Запишите три главные цели на закладке вашего ежедневника. И вообще, держите их на виду, думайте, расскажите о них максимальному числу друзей, запишите их в личном блоге. Это мотивирует. Декомпозируйте долгосрочные цели и распишите свои среднесрочные (что необходимо сделать для достижения долгосрочных целей?). Составьте на их основании список краткосрочных целей. Установите временные рамки их достижения, ведите и еженедельно обновляйте этот список. Обязательно имейте перечень самых приоритетных дел на день (5-7 позиций; лучше составлять накануне, либо с утра), ведь «жизнь – это серия вдохновенных глупостей, где трудность заключается в том, чтобы понять, какие из них стоит делать» (Джордж Бернард Шоу).

Совет четвертый. Определите существенное, удалите лишнее и сфокусируйтесь

Важно понимать, что вселенная несбалансированна, мир не линеен, а причина и следствие редко оказываются равнозначными. В экономике и бизнесе широко известен принцип Парето или принцип 80/20 (20% вложений дают 80% результата). Применим он и в самоменеджменте.

Поощрение продуктивности, а не интенсивности.

Проявление избирательности, а не стремление использовать все имеющиеся возможности.

Стремление к совершенству в немногих вещах, а не к удовлетворительному исполнению многих.

Выполнение работы, которая дает наибольший результат и приносит максимальное удовольствие.

Постоянный поиск тех 20% временных затрат, которые дают 80% пользы.

А вы работаете продуктивно или просто активно? Ведь «что в нашей власти сделать, то в нашей власти и не сделать» (Аристотель). Но если вы решили это сделать, то делать это надо вкладывая в дело самого себя. Присутствуйте в том, чем вы занимаетесь, как наставлял Ральф Эмерсон: «Мне нечего делать с прошлым, нечего с настоящим. Я живу сейчас».

Попробуйте ладонью проткнуть лист бумаги. А теперь одним пальцем. Как легче?

Помните, что сконцентрированные и направленные усилия намного более продуктивны. Только сфокусированная деятельность будет по-настоящему эффективна, поэтому фокусируйтесь на задачах:

Начинайте утро с самых важных задач и не переключайтесь, пока они не будут выполнены.

Группируйте задачи (проверка почты, работа с документами, телефонные звонки, написание текстов, просмотр интересных сайтов, чтение книг и проч.).

Будьте информационно воздержанными. Когда вы работаете над группой задач, отключите все раздражители: Интернет, компьютер, телефон (если не ждете срочных звонков), телевизор.

Держите рядом с собой блокнот для записи посторонних идей и планов.

Выкидывайте все, что не нужно. Корзина для мусора – один из самых полезных инструментов управления временем.

Растворяйтесь в бесконечном настоящем.

У Омара Хайяма есть замечательное стихотворение: «Не оплакивай, смертный, вчерашних потерь; / Дела сегодняшних завтрашней мерой не мерь; / Ни прошедшей, ни грядущей минутам не верь; / Верь текущей минуте, будь счастлив теперь!».

Совет пятый. Ставьте временные рамки и не откладывайте

Закон Паркинсона: «Задача прибавляет в значимости и сложности соразмерно времени, которое на нее отпущено». И действительно, наличие твердых временных сроков стимулирует активную работу, в то время как их отсутствие поощряет возможность отвлекаться на ненужные мелочи, потому что «работа занимает все отведенное на нее время» (еще один закон Паркинсона).

«К черту все, берись и делай», – призывает Ричард Брэнсон. В мире мало людей знает слово «прокрастинация», но еще меньше людей свободны от нее. Прокрастинация – это состояние откладывания на потом серьезных дел. Придумываете ли вы себе мелкие занятия для избегания крупных дел? Близкий дэдлайн позволяет от этого избавиться, ибо «В суетливости нет усердия» (Сенека). А для того чтобы знать время, достаточно одних точных часов.

Совет шестой. Научитесь грамотно управлять рабочим процессом

«Работа не волк, но и на нее охотники есть» (Сумбатов). Превратите все свои цели в проекты, составьте список задач для реализации проектов, определите, какие из задач можно делегировать (и делегируйте), а какие можно выполнить сразу за несколько минут. Остальные шаги внесите в свой план.

И не стесняйтесь разбивать крупные задачи на небольшие действия. Знаете, как строилась великая китайская стена? Брался небольшой участок, на который направлялись две бригады рабочих. Бригады начинали работать с разных концов участка и строили стену по направлению друг к другу. Через какое-то время, части стены соединялись, праздновалось окончание работ, а довольные бригады отправлялись на новые участки. Меньшие задачи достигаются легче.

А для действительно эффективной работы необходимо еще и наладить управления всеми этапами рабочего процесса: сбор, идентификация, структурирование и выполнение. Отличный рецепт приводит Дэвид Аллен.

Сбор. Необходимо наладить грамотный процесс работы с входящей информацией. Собирайте входящие материалы в минимальное число хранилищ (блокнот, почта, папка с входящими бумагами). Заведите списки текущих задач, текущих проектов, делегированных задач, неприоритетных задач и полезной информации. Списки можно вести в бумажном виде (качественный небольшой блокнот, на КПК, в электронном блокноте Google и проч.).

Идентификация и структурирование. Во-первых, регулярно (примерно раз в день) обрабатывайте собранные материалы и принимайте решения о дальнейших действиях: выкинуть, отложить, выполнить. Выполнение может подразумевать: выполнить задачу немедленно (если ее выполнение займет менее 5 минут), делегировать (добавив в список делегированных задач), либо выполнить позже (добавив в список задач). Если одного действия для выполнения задачи недостаточно, то создайте новый проект. Во-вторых, регулярно оставляйте себя время, чтобы спокойно подумать о новых планах и задачах, которые следует немедленно внести в соответствующие списки.

Выполнение. Принимайте решения о конкретных следующих действиях на основе текущих возможностей (необходимые ресурсы, контекст и др.) и текущих приоритетов. Я категорически не люблю и не создаю планы на день, жестко привязанные к определенному времени. Намного приятнее решать о своем будущем занятии на основании списка приоритетных дел. Да, и не забывайте зачеркивать выполненные дела – это приятный процесс.

«Самый сильный тот, кто владеет собой» (Сенека).

Совет седьмой. Избегайте потерь времени

«Познай себя!» – призывал Фалес Милетский. Первым делом, необходимо провести аудит своего времени: в течение нескольких дней ведите учет расхода времени. Необходимо произвести анализ видов деятельности и расхода времени, составить листок «дневных помех». Фиксировать расходы времени нужно немедленно, вплоть до пятнадцатиминутных занятий. В результате получится ясная картина того, куда оно у вас уходит.

В японском языке существует термин «muda» – бесполезные действия, которые не добавляют никакой ценности. Аналогично и в личном времени каждого человека есть затраты времени, которые прибавляют условную добавленную стоимость (эмоции, деньги, знания, физическая форма), а есть временные потери.

Не путайте плохой менеджмент с судьбой. Заведите себе «демона Максвелла», разделяющего приоритетные действия и бесполезные. Обратите особое внимание на следующие действия: стояние в очередях и автомобильных пробках, ожидание транспорта, телевизор и компьютерные игры, форумы и чаты, социальные сети и телефонные разговоры, перекуры с коллегами и просьбы знакомых. Ежедневный двухчасовой путь между домом и работой магически превращается в 480 часов (240x2) в год, а за 20 дней можно успеть как минимум базово выучить один иностранный язык.

Необходимо превратить бездействие из потерянного времени в продуктивное и перестать терять драгоценное время.

«Запараллеливайте» простые задачи: слушайте книги и аудиокурсы, пока готовите или гладите, учите иностранные слова пока находитесь в транспорте. Это просто.

Чаще говорите «Нет» на неудобные просьбы. Цените свое время! Кто, если не вы, будет это делать?

Не тратьте время на незначительные решения. Смешно, когда человек стоит в супермаркете и выбирает: купить ли йогурт за 30 рублей или за 40. Неужели он оценивает свои 5 минут в 10 рублей? Многие люди долго настраиваются, прежде чем сделать неважный телефонный звонок: не ценят они свое время. Просто действуйте!

Структурируйте: создайте и соблюдайте иерархическую структуру папок на компьютере, распределяйте нужные материалы по подписанным папкам, складывайте одежду в заранее определенных местах (в крайнем случае, начните со структурированного хаоса: куча непроработанных бумаг на левой стороне стола, а те, которые нужно выкинуть – на полу; рубашки в правом отделение шкафа, а носки в районе кресла). Поверьте, это себя окупит за счет прорывного уменьшения времени поиска.

Группируйте: много времени уходит на переключение между различными видами деятельности, поэтому объединяйте схожие задачи в группы. За счет концентрации на проверке почты, работе с документами, телефонных звонках и проч. удастся достичь существенной временнОй экономии масштаба.

Иногда говорите: «Здравствуй лень»! Как ни странно это звучит, но осознанное промедление в решении несущественных проблем часто бывает полезно (особенно, если вы на госслужбе). Многое решается само.

Превратите автомобиль в университет на колесах. Человек (американец), в среднем, проводит в машине около 750 часов в год: слушайте образовательные программы, проводите телефонные переговоры, изучайте иностранные языки.

Откажитесь от телевизора. Попробуйте хотя бы на месяц – будете в шоке от количества свободного времени.

Найдите привычки, ворующие у вас время, и помните, что «побороть дурные привычки лучше сегодня, а не завтра» (Конфуций).

И, самое главное, сядьте на интернет-диету: работайте над важными творческими задачами с выключенным Интернетом (и монитором, если это возможно), записывая необходимые для поиска слова. Никакого поиска в Интернете, кроме абсолютно необходимого.

56% процентов пользователей Интернета чувствуют нервозность при невозможности проверки почты. Не уподобляйтесь им, проверяйте свой e-mail регулярно, но не постоянно (от двух раз в день до двух раз в неделю, в зависимости от специфики работы).

Послушайте Питера Друкера: «Время – самый ограниченный капитал, и если не сможете им распоряжаться, не сможете распорядиться ничем другим».

Совет восьмой. Ускоряйтесь

Учитесь действовать быстро: скорость важный компонент продуктивности. На какие действия вы тратите много времени? А что будет, если делать эти вещи быстрее?

Вам приходится много читать? Освойте технику быстрого чтения: изучайте оглавление и читайте то, что нужно, избавьтесь от проговаривания текста внутренним голосом (сначала будет ничего не понятно, а потом приятно), охватывайте взглядом всю строку (а лучше абзац, а лучше страницу), исключите возвратные движения глаз, читайте быстро и постоянно ускоряйтесь, создайте комфортные условия для чтения. Освойте технику слепой печати, печатайте в 10 раз быстрее (к своему стыду, я еще печатаю не очень быстро).

Вам приходится много заниматься? Поймите, через какие каналы восприятия вы лучше усваиваете информацию: есть аудиалы, которые намного легче воспринимают информацию на слух, и визуалы, которым лучше понимать информацию в письменном виде.

Вам приходится много ходить? Двигайтесь быстро или возьмите велосипед.

Вам приходится много работать? Делегируйте задачи и постройте эффективную систему коммуникаций, пресекая попытки обратного делегирования со стороны подчиненных.

Вам приходится многое держать в голове? Освойте мнемотехнику запоминания.

Вам приходится много переписываться по электронной почте? Эффективно работайте с электронной почтой: обрабатывайте письма в отдельное время (до двух раз в день) без частых помех, не читайте все письма и не читайте все письма целиком, сразу примите решение: удалить, оставить без внимания, делегировать, исполнить сейчас, отправить в папку задач. Помните, что в среднем треть времени работы с почтой уходит на разбор спама.

На пресс-конференции у одного знаменитого спортсмена спросили: «Кажется, вам все время везет?». «Да, мне везет! Но чем больше я тренируюсь, тем больше мне везет», – ответил атлет. Не все получится сразу, но результаты вас порадуют.

«Жить легко очень трудно» (Пшекурий).

Совет девятый. Отдыхайте

БСЭ приводит следующее определение: «В физиологическом смысле отдых — состояние особой деятельности, когда клетка, оставаясь свободной от работы, восстанавливает свой нормальный состав. Регулярное чередование периодов работы и отдыха способствует укреплению условнорефлекторных связей, лежащих в основе поведения и трудовой деятельности человека».

«Я никогда не бываю так занят, как в часы своего досуга» – констатировал Цицерон. Чрезмерная монотонность – враг интеллекта, так что не забывайте отдыхать, в том числе и от отдыха. Чтобы работать на высшем уровне производительности необходимо поддерживать концентрацию, для которой необходима хорошая интеллектуальная форма мозга.

Мозг формирует 2% массы тела человека, но потребляет четверть кислорода, поступающего в организм. Больше гуляйте.

Физические упражнения способствуют снабжению мозга кислородом и кровью, а также стимулируют выделение нейротропных факторов, кот предотвращают разрушение клеток мозга. Больше тренируйтесь.

Мозг наращивает силу при активном использовании. Больше получайте разносторонних знаний.

Мозг восстанавливает энергию во сне, но при времени сна меньшем 4-х часов смертность возрастает в 2,5 раза, а когда человек спит больше 10 часов, смертность становится в 1,5 раза выше. Спите оптимальное время.

Не будьте тем дровосеком, который рубит лес тупым топором только потому, что у него «слишком много работы, чтобы заточить инструмент». Держите ваши орудия труда готовыми к интенсивной работе. Как говорил Лао-Цзы, «побеждающий других силен, а побеждающий самого себя могущественен».

P.S. «Если в течение 72 часов после получения информации человек не предпринял никаких действий, чтобы использовать полученные знания, то время, деньги и энергия – все, что было вложено в обучение, – можно считать потерянным».

Источник: http://www.e-prof.ru/