Основы формирования логистических информационных потоков

В соответствии с концепцией логистики эффективное управление материальными потоками возможно лишь в комплексе с эффективным управлением совокупностью потоков информации. Можно однозначно утверждать, что именно информация делает логистическую систему открытой и позволяет ей быстро адаптироваться к любой складывающейся ситуации.

Формирование и развитие информационной инфраструктуры логистической деятельности, а также управление информационными потоками на основе использования соответствующих средств и технологий образуют область, которая обозначается как информационная логистика.

Она состоит из пяти основных элементов:

1) информация, то есть совокупность данных, представленных в структурированном виде;

2) информационные технологии;

3) средства обработки, хранения и выдачи информации;

4) средства получения и передачи информации, в том числе средства связи;

5) комплекс задач, требующих решения.

Первый и второй элементы образуют определенную субсистему, которая получила название информационное обеспечение.

Третий и четвертый представляют информационную инфраструктуру.

Необходимо подчеркнуть, что для информационной логистики наличие всех пяти элементов является обязательным. В то же время выделение в информационной логистике отдельных элементов и их вариантное синтезирование осуществляется в определенной мере условно, как правило, на теоретическом и аналитическом уровнях. В практической же деятельности наблюдается их глубокая интеграция (тесное переплетение, взаимодействие и взаимозависимость), характер которой предопределяет конечные результаты функционирования всей логистической системы.

Следует отметить роль информационной логистики в организации внешней торговли, в международном разделении труда. Эффективное логистическое управление межгосударственными информационными потоками позволяет организовывать оптимальное продвижение материальных потоков по логистическим цепям и стандартизировать многие логистические процессы. В связи с этим остановимся на освещении такого аспекта информационной логистики как ЭДИФАКТ, который представляет собой специфический стандарт электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте.

Создание данного стандарта является результатом более чем десятилетней работы Американского комитета по стандартам при национальном институте стандартов и Экономической комиссии ООН по упрощению торговых операций. Термину "ЭДИФАКТ", который получил широкое распространение, соответствует международный стандарт ИСО 9735, утвержденный в 1987 году.

В 1988 году сессия Европейской экономической комиссии (ЕЭК) ООН приняла специальное решение по вопросу внедрения и распространения правил ЭДИФАКТ. В том же году они получили статус правил ООН.

В ЭДИФАКТе выделяются четыре основных компонента, которые подлежат стандартизации при подготовке документов для передачи по каналам связи. Это элементы данных (data elements), стандартные группы элементов данных (standart data segments), стандартные сообщения (standart messages) и правила создания форматов документов (syntax rules).

Элементы данных представляют собой самые мелкие, не поддающиеся делению части информации (дата документа, название места назначения, сумма налога на добавленную стоимость и т.п.). Более 600 элементов данных, которые используются в международной торговле и на транспорте, опубликованы в специальном справочнике UNTDID, а также утверждены в качестве специального стандарта (ИСО 7372). Периодическое пополнение данного справочника осуществляется под руководством Секретариата ЕЭК.

Еще недавно основные проблемы, которые пытались решить специалисты в рамках логистических систем, концентрировались в области управления материальными потоками. Информационная логистика рассматривалась как второстепенный аспект управления логистических процессов физического характера. Основное внимание уделялось сопроводительной информации по продвижению товарных потоков от поставщика к потребителю.

В процессе распространения логистических систем среди производителей все сильнее стала ощущаться потребность создания и развития комплексной информационной системы, которая бы не только органически объединяла в единое целое совокупность логистических подсистем и их элементов, но и позволяла в дальнейшем совершенствоваться всей логистической системе в условиях турбулентности экономических отношений и динамичности внешней среды. Предпосылкой кардинальных изменений послужило понимание того, что информация на достигнутом уровне общественного воспроизводства является не только важным фактором, но и самостоятельным производственным ресурсом, потенциальные возможности которого недостаточно оценены и востребованы. Использование этих возможностей радикально меняет позицию продуцентов в конкурентной среде и открывает прогрессивные перспективы.

На информационную логистику возложено выполнение множества специфических функций, которые можно разделить на четыре основные направления (рис. 12.1). Данные функции глубоко интегрированы в важнейшие функции производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Основным предметом управления информационной логистики являются информационные потоки.

Количество и разнообразие информационных потоков на каж­дом этапе очень велико и перечислить их невозможно. Каждый конкретный случай индивидуален. Однако для примера, обобщенно, потоки информации, порождаемые на этапах распределения и сбыта готовой продукции, например, по прямым связям, можно представить в следующем виде: рис. 12.2.

Информационные потоки в процессе организации перевозок порождаются различными источниками и движутся в двух противоположных направлениях:

1. От потребителя к поставщику. Основные сведения, которые должны включать данные потоки, содержат информацию о платежеспособности и характере спроса конкретных потребителей, об оформленных заказах, условиях поставки и т.д.

2. От поставщика к потребителю. Этот тип информационных потоков должен создать условия по обеспечению оптимального товародвижения и эффективного регулирования потоковыми процессами на любом участке логистической цепи.

По данным некоторых исследований информационная логистика в сфере контроля за продвижением товарных потоков повышает уровень и качество логистических услуг в 43-45% случаях и в 40% случаев позволяет существенно снизить издержки сбыта. [37]

Процесс управления логистическими информационными потоками должен характеризоваться следующими важнейшими свойствами:

- соответствие материальному потоку;

- адекватность  процессам, происходящим во внешней среде, в том числе на рынке товаров и услуг;

- оперативность;

- рациональность;

- непрерывность.

Очевидно, что выдержать данные требования, можно лишь располагая высокопроизводительными технологиями и коммуникационными системами как внутри логистической системы, так и за ее пределами.

Информационная логистика, как уже отмечалось, состоит из пяти основных элементов, каждый из которых в свою очередь структурируется на отдельные компоненты. Различное комбинирование этих компонентов специфицирует свойства составных элементов.

Организация взаимосвязей не только между элементами, но и между отдельными компонентами в информационных системах логистики существенно отличается от организации традиционных информационных систем. Предпосылкой этому и одновременно методологическим требованием является то, что в соответствии с концепцией логистики информационные системы должны обеспечивать всестороннюю и глубокую интеграцию всех аспектов управления потоковыми процессами, а также гибкость, надежность и оперативность их взаимодействия.

Логистические информационные системы отличаются не характером информации и набором технических средств, а методами и принципами, используемыми для их создания.

В логистической информационной системе происходит резкое увеличение числа решаемых задач с использованием вычислительной техники и такое их срастание, при котором изолированные решение уже становятся невозможными. В связи с этим возникает необходимость решения проблем сопряжения различных систем. Поэтому очень важно, когда каждый элемент данных всегда имеет одно и то же значение и всеми понимается одинаково.

Рассматривая сущность и проблемы информационной логистики, необходимо остановиться на понятии «интерфейс» (interface), которое имеет два наиболее распространенных толкования:

- это совокупность средств и правил, обеспечивающих взаимодействие устройств информационной системы и/или программ;

- это граница разделения двух систем, устройств или программ.

В логистике интерфейс используется при описании характеристик взаимосвязи систем, координации логистических операций на уровне материального и информационного потоков. Вышеописанный стандарт ЭДИФАКТ можно рассматривать как один из вариантов разработки теоретических основ интерфейса логистических систем. Еще одним примером удачной реализации интерфейса логистических систем является разработанная в США интегрированная информационная система, обслуживающая логистический канал (Integrated Supply Chain Information System, ISCIS). В этой системе время доставки сообщений из любой точки земного шара в другую ограничивается только продолжительностью процесса переформатирования данных и временем ожидания начала обслуживания, обработка сообщений производится не в пакетном, а в онлайновом режиме, что имеет большое значение для поставщиков и потребителей, работающих по системам "КАНБАН", "Точно вовремя" и другим.

В логистических системах именно интерфейс определяет специфические особенности информационной системы. Он определяет характер потоковых информационных процессов (объемы информации, направления потоков, режим и т.д.), а также выбор самих технических средств управления.

Интерфейс помогает:

- формализовать функции подсистем и субсистем управления материальными и информационными потоками;

- определить содержание и структурировать необходимую информацию;

- систематизировать источники возникновения, субъекты потребления и элементы продвижения информации;

- установить для логистической системы общий, а для отдельных ее участков локальные режимы функционирования;

- оптимизировать проектирование процедур стандартных и нестандартных сообщений;

- совершенствовать процессы оформления, систематизации и анализа информационных материалов любого характера.

Насыщение информационной системы соответствующим комплексом технических средств основывается на выборе параметров субсистем обработки, хранения и выдачи информации и их совместимости на базе регулярного анализа и ликвидации несогласованностей между ними. То же относится к формированию каналов связи.

Особенностью интерфейса логистических информационных систем является то, что он не только способствует повышению технического уровня систем управления, но и предъявляет новые требования к методам экономического управления как всей систе­мой в целом, так и ее отдельными объектами.

В соответствии с логистической концепцией интерфейс соответствующих систем должен не просто дать возможность провести исчерпывающий анализ складывающихся ситуаций, а принять наиболее рациональное решение и реализовать управляющее воздействие на объекты в рамках заданных целей и установленных параметров процессов информационного характера.

Важнейшими факторами, влияющими на создание интерфейса логистических систем, являются:

- сложившиеся условия и динамика взаимодействия элементов между собой и окружающей средой;

- формирование модели интерфейса, в основу которой закладывается иерархия субъектов, принимающих решения, их компетенция, система прав и ответственности, время и характер реакции, а также режимы взаимодействия;

- соответствия экономико-математических моделей управления целям и стратегии;

- наличие необходимого комплекса технических средств, включая вычислительную технику и систему связи;

- характер прикладного программного обеспечения.

Для того чтобы интерфейс гарантировал надлежащую фиксацию и поддерживал многообразные взаимосвязи между субъектами и звеньями потоковых процессов, его необходимо согласовать с соответствующей системой контроля. Малейшие изменения в состоянии объектов или в управленческих решениях должны обязательно регистрироваться и оперативно отражаться в управленческих воздействиях путем доведения до соответствующих структур или лиц этих изменений, а также прогнозов возможного развития ситуации и вариантов решения возникших проблем. Именно такой комплексный подход отличает логистические системы управления от других, которые могут быть использованы в практической деятельности.

Встроенность интерфейса непосредственно в структуру и среду управления потоковыми процессами упрощает общение между ЭВМ и персоналом и поднимает его на более высокий качественный уровень. Это позволяет ликвидировать обычные в традиционных системах многочисленные трудности в области взаимодействия управляющих структур и информационных подсистем. Интерфейс становится средством активного воздействия на объекты и субъекты потоковых процессов, дает возможность реализовать функции управления адекватно динамике актуализированных задач, обеспечивая при этом оптимизацию информационных потоков для их решения.

Сравнивая традиционные и логистические системы управления, можно заметить, что, во-первых, в процессе применения средств и систем автоматизации используется широко распространенная классическая иерархическая форма классификации и кодирования информации. Она позволяет проводить классификацию объектов и субъектов информации, их последовательную структуризацию с чисто формальным подчинением и соответствующим кодированием. В логистических же информационных системах форма процессов принципиально другая. Создание интерфейса предусматривает внедрение специфической многопризначной классификации, которая способна отразить различные взгляды и требования на объекты и субъекты информации, а также предполагает возможную идентификацию их зависимости от характера решаемых задач управления. Такой прогресс достигается путем использования высокоэффективной схемы параллельного кодирования информации. Она значительно расширяет возможности использования разнород­ной информации в системах управления.

Очень важным аспектом рассматриваемой проблемы является вопрос интеграции логистической информационной системы и организационной структуры управления предприятием. Последняя, как известно, представляет собой некую формализованную систему принятия решений, в которой четко определяется, какие службы предприятия должны решать те или иные конкретные задачи. Устанавливается ответственность в сложившейся иерархии, определяются рамки самостоятельности.

Информационная система, построенная на логистических принципах, позволяет установить такой порядок, в соответствии с которым информационные потоки, циркулирующие в организационной системе, имеют опережающий характер по отношению к возникновению потенциально возможных ситуаций. Эта особенность в соединении с другой - целевым характером многоаспектной информации, дают возможность осуществлять в процессе управления объективный систематический анализ складывающихся ситуаций и перспектив их развития, что помогает принимать правильные решения с полным осознанием причинно-следственных связей.

Интерфейс логистических систем удачно и глубоко интегрированный с организационными структурами управления, позволяет:

- повысить эффективность планирования и оперативного управления потоковыми процессами;

-  более четко установить иерархию, а также определить границы прав и ответственности между структурными подразделениями, отдельными объектами и предметами управления;

- осуществить наиболее продуктивное сочетание людских и технических компонентов в системах управления;

- повысить скорость оперативной подготовки и качество принятия решений;

- гарантировать достоверность отображения фактического состояния процессов на всех этапах и во всех звеньях продвижения материальных и иных потоков;

- разработать и согласовать алгоритмы поиска и принятия оптимальных управленческих решений;

- разработать комплекс мероприятий по экономической реализации принимаемых решений.

Внедрение интерфейса информационных логистических систем на макро- или микроуровне влечет за собой некоторый первоначальный рост затрат на управление. Однако эти затраты окупаются очень быстро, так как использование логистических подходов приводит к уменьшению совокупных и удельных затрат, которые связаны с решением большого комплекса задач по управлению потоковыми процессами. Несмотря на то, что количество таких задач резко возрастает, по сравнению с традиционными методами управления, качество их решения значительно выше и при этом создаются условия для порождения синергического эффекта.

Источник: Николайчук В.Е., Кузнецов В.Г. Теория и практика управления материальными потоками (логистическая концепция). Монография. - Донецк: «КИТИС» 1999. - С.382-391 (413 с.)