Анализ информационного обеспечения в логистике

Информационное обеспечение в логистических системах требует особого отношения к формированию, отбору и анализу информации, необходимой для решения задач стратегического и оперативного управления. Информационное обеспечение фактически предопределяет результативность процессов принятия решений и включает не только оценку состояния самого объекта или предмета управления, но также:

-  анализ факторов внешней среды;

- оценку потенциальных возможностей оптимального решения задач;

- анализ сильных и слабых сторон конкурирующих структур;

-  анализ рисков, порождаемых принятием тех или иных решений и т.п.

Опыт функционирования действующих логистических систем показывает, что процессу организации информационного обеспече­ния должны предшествовать соответствующий анализ факторов, определяющих ценность информации, положительные и отрицательные аспекты ее сбора и подготовки, а также выработка системы соответствующих приоритетов, критериев и показателей.

Процесс организации информационного обеспечения зависит от степени интеграции информационной и организационной систем управления. Эта зависимость проявляется уже на стадии первоначальной разбивки информации на стратегическую и оперативную. Здесь существенную роль играют способности всей организационной системы и ее компонентов прослеживать, отражать или выявлять научно-исследовательские, производственные, логистические и маркетинговые возможности в процессе организации производственно-хозяйственной деятельности.

Логистический подход использования информационных технологий состоит в том, что процесс преобразования информации обязательно должен включать следующие этапы:

- формализация состояния объектов;

- моделирование производственных, логистических и маркетинговых связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей;

- создание интегрированных информационных моделей логистических, маркетинговых и производственных процессов, отражающих взаимозависимости и динамику локальных процессов и всей производственно-хозяйственной деятельности.

Порядок организации информационных потоков определяет методологию анализа их структуры. Логистический анализ информационного обеспечения должен предусматривать его четкую целевую направленность. При этом во главу системы приоритетов должны быть поставлены:

- интересы потребителя - на этапе распределения и сбыта;

-  интересы системы сбыта - на этапе производства;

-  интересы производства - на этапе закупки материальных ресурсов и подготовки их к производственному потреблению.

Для анализа информационного обеспечения в логистике используется ряд методик, которые отличаются по параметрам количественной характеристики информации (символов, записей, графострок, документов и т.д.), методами и инструментарием анализа. Наиболее распространенными являются:

- метод матричного моделирования процессов управления информационными потоками;

- графоаналитический метод исследования информационных потоков;

- формализация  информационных потоков  с помощью  древовидных графов;

- метод схем информационных связей плановых расчетов;

- метод исследовательского анализа задач управления, применяемый для управления "короткими" информационными потоками.

Каждый из этих методов имеет свою область применения. Некоторые более эффективны для формализации информационных связей между структурными подразделениями, другие - между группами задач, отдельными задачами и комплексами операций логистических процессов.

Хорошо зарекомендовали себя полнотой и детальным отражением в процессе проведения логистического анализа матричные информационные модели. Следует акцентировать внимание на моделях в виде графов и матриц. Данные подходы к моделированию предполагают выделение в информационной системе Отдельных исходных компонентов, промежуточных и конечных данных, что позволяет изучать их более предметно и целенаправленно.

Матричные модели информационных потоков могут быть представлены в различных вариантах, но во всех в качестве базовых выступают матрицы размерностью "документ на документ", "показатель на показатель". В связи с этим документы могут рассматриваться, как единые блоки, а анализ их состава может использоваться для выявления повторяемости показателей.

Изучение информационных потоков с помощью графоаналитического метода базируется на представлении их в виде информационного графа и анализа матрицы смежности. Графы могут быть построены на уровне документов, на уровне компонентов (исходные, промежуточные, внешние данные) и на синтетическом уровне (исходные и промежуточные данные, внешние и функциональные результаты). Пользуясь графоаналитическими моделями, выявляют число разновидностей исходной, промежуточной и результативной информации, привлекаемой и получаемой в процессе решения задачи; устанавливают частоту использования различных информационных данных; определяют фактическое использование каждого показателя в работе. Располагая графами основных задач и процедур, можно получать матрицу смежности графов, которая отражает взаимосвязь задач и документов, используемых в управлении логистическими процессами. Граф каждой отдельной задачи и конкретного уровня управления позволяет установить рациональную информационную преемственность, возможность использования промежуточных и конечных результатов данной задачи для других. Структурный граф удобен в применении для расчета объемных показателей информации.

Далее необходимо остановиться на анализе содержания информационного обеспечения и анализе полноты информации.

Анализ содержания информационного обеспечения предусматривает изучение состава, используемых в логистическом управлении показателей, алгоритмов их расчета и взаимосвязей, состава и архитектоники документов, процесса добычи необходимой информации и продвижения информационных потоков. Данный аспект анализа тесно связан с содержанием и организацией оперативного, статистического и бухгалтерского учета, как на микро-, так и на макроуровне.

Анализ полноты информационного обеспечения в основном характеризуется как качественный. По результатам бесед или различных форм опросов персонала и руководителей можно определить параметры обеспеченности необходимыми сведениями выполняемых ими работ и операций. Таким образом, легко выявляется недостаток информации или какая ее часть не находит применения.

Предварительно спланированные и тщательно подготовленные опросы могут быть проведены как в целом по логистической системе, так и по отдельным структурным подразделениям, группам специалистов, руководителям, а также в отношении конкретизированной тематики информации.

Результаты подобных опросов могут быть выражены через количественные показатели, а те, в свою очередь, могут быть представлены в виде отношения количества недостающих или избыточных сведений к общему информационному массиву. Наиболее объективно полнота информации характеризуется, когда в основу анализа закладывается информационная обеспеченность различных групп управленческих решений. Для этого предварительно необходимо установить нормативный состав и количественные параметры сведений, требуемых для принятия различных видов решений, а сопоставление их с фактическим наличием информации иллюстрирует ее полноту. Иногда для проведения предварительного или поверхностного анализа полноты информации прибегают к выявлению неудовлетворенных запросов информационно-поисковых систем и тех сведений, которыми длительное время не пользовались.

Анализ состава и содержательности информации должен дополняться оценкой ее полезности. Для этого необходимо провести сопоставление имеющейся в наличии информации с потребностями в ней системы управления потоковыми процессами. Сущность искомого этапа логистического анализа заключается в двух аспектах. В первую очередь, необходимо оценить практическую полезность информации, критерием чего может служить степень ее использования. Затем необходимо определить соответствие фактически сложившейся информационной системы запросам руководителей различного ранга. Удовлетворение потребностей персонала и аппарата управления в информации выявляется через обеспеченность необходимыми данными различных групп решений.

Анализ информационного обеспечения не был бы логистическим, если бы он не включал анализ движения информации. Озносительная стабильность взаимозависимостей структурных элементов в логистической системе дает возможность разработать рациональную структуру путей движения информационных потоков и использовать для этого наиболее эффективные технические средства.

Информационные потоки характеризуются, в первую очередь, количеством информации, находящейся в логистической системе и обрабатываемой в единицу времени. Они бывают трех видов: постоянные, дискретные и разовые. В соответствии с этим данные в логистической системе могут обрабатываться и перемещаться:

- поточно, по ходу функциональной деятельности;

- с регулярной периодичностью, когда информация накапливается, обрабатывается и перемещается через предварительно установленные интервалы времени;

- нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей.

Вид движения информационных потоков, а также сроки их поступления в логистическую систему и генерации из нее в окружающую среду должны быть согласованы по времени и другим параметрам с циклом производства и режимом сбыта. Информационные потоки должны обеспечивать возможность своевременного вмешательства в логистические, маркетинговые и производственные процессы.

Проводя анализ информационных потоков, очень важно исследовать движение информации по иерархическим уровням системы управления (вертикальное) и в рамках одного уровня (горизонтальное). Анализ движения по иерархическим уровням выявляет: преемственность информации; возможность уплотнения информационных потоков; необходимость и параметры унификации информационных потоков; необходимые и достаточные условия генерации (выдачи) информации по внутрисистемным цепям и каналам внешней среды.

Изучение степени преемственности информации позволяет определить сквозные параметры и показатели, которые используются во всех уровнях управления. Цель - выбор тех параметров и показателей, которые характерны для одного явления на разных уровнях. Итоговые результаты данного изучения должны послужить базой для определения состава информационного обеспечения на разных иерархических уровнях.

Анализ плотности информационных потоков характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающие, которые отражают общие закономерности изменения явлений, для передачи на другие уровни управления.

Выявление необходимости и определение параметров унификации информационных потоков предполагает анализ перехода от индивидуализированных характеристик к усредненным (унифицированным).

Выявление необходимых и достаточных условий генерации информации в значительной степени характеризует ее полезность. В связи с этим рассматриваются процедуры генерации и продвижения информации по каналам внешней среды (управление отчетно-результативной информацией), а также генерация и движение информационных потоков в виде параметров и показателей воздействия на управляемых объект по внутрисменным цепям. Это, в сущности, выражает степень активности информации.

Горизонтальное продвижение информационных потоков осуществляется путем сопоставления схемы разработки и принятия решений и схем продвижения информационных потоков, так как их маршрутизацию определяют процессы разработки решений.

В настоящее время самым распространенным методом логистического анализа информационных потоков является сетевой анализ, где в качестве событий рассматривается принятие конкретных решений, а пути продвижения представляют собой логистические цепи. В процессе анализа находятся наилучшие варианты рационального построения логистических цепей для информационного обеспечения всех необходимых решений. Данный графический анализ помогает получить наиболее полное представление об оптимальности информационных потоков. Напомним, что оптимизация взаимозависимостей всех аспектов порождает синергический эффект.

Информационная инфраструктура логистической системы, ее состояние и перспективы развития являются важнейшими условиями повышения качества управления потоковыми процессами и снижения связанных с этим затрат.

Основными требованиями к формированию информационной инфраструктуры логистических систем являются:

- комплексность механизации и автоматизации процессов управления производством, логистикой, маркетингом и отдельных соответствующих работ и операций;

- совместимость различных видов технических средств и оборудования;

- производительность и пропорциональность различных видов техники, оборудования и средств связи, используемых в процессе управления;

- синхронность работы и экономичность эксплуатации оборудования;

- организация непрерывности движения информационных потоков.

Перечисленные требования характеризуют информационную инфраструктуру как систему технических и технологических средств, организованных определенным образом. В процессе функционирования информационной инфраструктуры необходимо регулярно проводить соответствующий логистический анализ. Такой анализ преследует несколько целей. Основные из них следующие:

- оценка уровня механизации и автоматизации процессов управления логистикой, а также связанных с ними процессов производства и маркетинга;

- определение степени комплексности оснащения техническими средствами, оборудованием и связью процессов управления;

- оценка использования и выявление соответствия технических и технологических средств характеру механизируемых процессов управления.

Первый этап логистического анализа состоит в изучении технической оснащенности управленческого труда и связанных с логистикой работ и операций. При этом обязательным является сопоставление показателей технической оснащенности по анализи­руемому объекту с соответствующими показателями по другим аналогичным объектам, а также с проектными и нормативными данными.

Сопоставление состава информационной инфраструктуры со структурой управленческих работ дает возможность установить степень их соответствия, а также выявить работы и операции, подлежащие первоочередной и последующей автоматизации на базе обоснованной системы приоритетов.

Важнейшим вопросом формирования и анализа информационной инфраструктуры является оценка совместимости технических и технологических средств. В первую очередь необходимо изучить совместимость носителей информации, устройств ввода и вывода, памяти, обработки и передачи информации. По этой причине необходимо анализировать степень соответствия оперативной и внешней памяти ЭВМ объему информации постоянного и периодического пользования; памяти смежно функционирующих машин, внешних и внутренних информационных потоков и др. Одной из граней этого анализа является сопоставление быстродействия технических средств со скоростью управленческих процессов, в частности, оценка возможности функционирования технических средств в реальном масштабе времени.

Трудно переоценить такое свойство информационной инфраструктуры, как гибкость, т.е. способность адаптироваться к меняющимся условиям управления. С этой целью изучается возможность различной компоновки технических и технологических средств, а также и их модификации путем замены отдельных модулей. Данный аспект является одним из самых сложных в проводимом анализе. Изучение, как правило, основывается на системных логических рассуждениях. Материалом для них являются, в первую очередь, паспортные данные различных видов технических и характеристики технологических средств.

При формировании информационной инфраструктуры необходимо оценить надежность технических средств. После этого определяется необходимый удельный вес резервной техники (дублеры технических средств). Одновременно определяется удельный вес в стоимости отдельных видов техники запасных частей и узлов агрегата (модулей). Результатом анализа надежности технических средств является установление и нейтрализация причин выхода их из строя.

Анализ использования информационной инфраструктуры в ходе управления потоковыми процессами в логистической системе обобщается интегрированной характеристикой, которая, в общих чертах, заключается в определении соотношений между фактической производительностью технических и технологических средств и величиной их производственной, а если необходимо, и потенциальной мощности.

Источник: Николайчук В.Е., Кузнецов В.Г. Теория и практика управления материальными потоками (логистическая концепция). Монография. - Донецк: «КИТИС» 1999. - С.392-399 (413 с.)